Kommunikation mit Kunden

Die Beiträge in diesem Bereich

Die erste Frage: was nutzt dein Kunde?

Das ist der Rat, mit dem sich am wenigsten Provision verdienen lässt, und deshalb steht er in kaum einem Werkzeugvergleich: Frag deinen Kunden, womit er arbeitet, und richte dich danach.

Dafür gibt es zwei nüchterne Gründe. Erstens: Wenn dein Kunde einlädt, brauchst du keine Lizenz – als Teilnehmer kostet dich keines dieser Werkzeuge etwas, und die datenschutzrechtliche Verantwortung für das Meeting trägt der Einladende. Zweitens: Einen Kunden zu bitten, eine neue Plattform zu lernen, damit du es bequemer hast, ist ein Signal, das man im ersten Monat einer Zusammenarbeit nicht senden will.

Daraus folgt eine schlichte Arbeitsteilung. In der Akquise brauchst du etwas, das ohne Installation und ohne Konto funktioniert. Sobald ein Projekt läuft, passt du dich dem Ökosystem des Kunden an. Und eigene Werkzeuge kaufst du nur für das, was du selbst initiierst – nicht auf Vorrat.

Eine Einordnung, die wir ausdrücklich nicht mehr liefern: Zahlen dazu, welches Werkzeug in deutschen Unternehmen wie verbreitet ist. Hier standen früher zwei solcher Zahlen, beide ohne belastbare Quelle. Dass Teams im Mittelstand sehr verbreitet ist, erfährst du schneller und verlässlicher, indem du bei deinen eigenen drei letzten Kunden nachsiehst.

Chat und Messenger: der AVV ist die ganze Geschichte

Bei Videokonferenzen entscheidet oft der Kunde. Bei Chat ist es umgekehrt: Wenn du einen Messenger einführst, um mit Kunden oder Subunternehmern zu arbeiten, bist du es, der die Daten verarbeitet – und du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Genau hier unterscheiden sich die Anbieter stärker als im Preis.

Slack ist der Fall, der uns am meisten überrascht hat. Der AVV existiert, aber er gilt nicht automatisch mit dem Vertragsabschluss. Slack verlangt ausdrücklich, dass du ihn selbst in Kraft setzt: „Bitte lasse diese Vereinbarung von einer autorisierten Person über den untenstehenden Link ausführen.“ Wer bezahlt und annimmt, damit sei der AVV erledigt, hat keinen. Dazu zwei Dinge, die man wissen sollte: Das Vertragsdokument ist ein Salesforce-Dokument – Slack gehört seit 2021 zu Salesforce, und der AVV benennt Salesforce als Vertragspartei. Und die Unterauftragsverarbeiter-Liste, die du nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO prüfen müsstest, ist ein 95-seitiges Salesforce-PDF, in dem Slack einen Abschnitt bildet. Die beiden Adressen, unter denen man eine schlanke Liste erwarten würde – slack.com/subprocessors und slack.com/trust/compliance/subprocessors – antworten mit 404.

Signal wird in Freiberufler-Kreisen oft als die datenschutzfreundliche Variante empfohlen, und für private Kommunikation ist das nachvollziehbar. Für den beruflichen Einsatz bleibt eine Frage offen, die wir ehrlicher offen lassen als falsch beantworten: Wir haben keinen öffentlich verfügbaren Auftragsverarbeitungsvertrag der Signal Foundation gefunden. Das heißt nicht, dass es keinen gibt oder dass der Einsatz unzulässig wäre – es heißt, dass du ihn nicht einfach herunterladen und zu deinen Unterlagen legen kannst. Wenn du Signal mit Kunden nutzt und ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führst, ist das eine Lücke, die du kennen solltest.

WhatsApp haben wir für diese Seite nicht geprüft. Hier standen früher Aussagen zur Datenweitergabe im Meta-Konzern, für die wir keine Quelle benennen konnten; sie sind entfernt. Was ohne Prüfung gilt, ist nur das Allgemeine: Ein Messenger, der auf deinem privaten Telefon läuft und dein Adressbuch kennt, vermischt private und berufliche Kontakte – und das ist unabhängig vom Anbieter ein Argument, berufliche Kommunikation anderswo zu führen.

Für die praktische Seite – welcher Anbieter den AVV automatisch mitbringt und wo du klicken musst – haben wir die Pfade einzeln nachgegangen und dokumentiert: AVV abschließen: die zehn Anbieter, die Selbstständige wirklich nutzen.

E-Mail: wo die Preise tatsächlich liegen

E-Mail ist das eine Kommunikationswerkzeug, das du wirklich selbst betreiben musst – eine Adresse unter deiner eigenen Domain ist für Freiberufler kein Luxus, sondern die Grundausstattung. Die Preise lagen auf dieser Seite teilweise veraltet oder gar nicht vor. Hier der geprüfte Stand.

Die Entscheidung hängt weniger am Preis als an einer Frage, die selten gestellt wird: Wie viele deiner Kunden schicken dir Einladungen zu Dokumenten, Kalendern und geteilten Ordnern? Wer täglich in fremden Google-Dateien arbeitet, spart mit einem Google-Konto echte Reibung. Wer das nicht tut, zahlt bei Tuta oder Proton weniger und bekommt Serverstandorte, die sich leichter erklären lassen – muss aber hinnehmen, dass die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beim Empfänger endet und Betreffzeilen nie verschlüsselt sind.

Den direkten Vergleich der beiden naheliegendsten Optionen haben wir getrennt aufgeschrieben, mit den Lücken, die in den Business-Tarifen fehlen: Proton Mail vs. Gmail für Selbstständige.

Was du einmal erledigen solltest, bevor der erste Kunde anruft

Kommunikationswerkzeuge sind der Bereich, in dem Selbstständige am häufigsten unbemerkt ohne Auftragsverarbeitungsvertrag arbeiten – weil ein kostenloses Konto in zwei Minuten eingerichtet ist und nichts danach fragt. Vier Schritte, die zusammen eine halbe Stunde dauern:

• Schreib auf, welche Werkzeuge du tatsächlich beruflich nutzt – auch die kostenlosen, auch die, die du nur für einen einzigen Kunden verwendest.
• Prüfe für jedes, ob der AVV automatisch gilt oder ausgeführt werden muss. Bei Slack muss er ausgeführt werden; bei Zoom ist er Teil der Nutzungsbedingungen; bei Google heißt er CDPA und liegt unter Konto → Kontoeinstellungen → Rechtliches und Compliance.
• Leg die Dokumente ab, die du im Zweifelsfall vorlegen musst – AVV, Unterauftragsverarbeiter-Liste, Datum des Abschlusses. Eine Datei pro Anbieter reicht.
• Streiche, was du nicht brauchst. Jedes zusätzliche Werkzeug ist ein zusätzlicher Vertrag, eine zusätzliche Zeile im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und ein zusätzlicher Ort, an dem Kundendaten liegen.

Häufige Fragen

Brauche ich als Einzelunternehmer überhaupt einen AVV für Zoom oder Slack?

Ja, sobald du personenbezogene Daten Dritter darüber verarbeitest – und das tust du, sobald ein Kunde, ein Subunternehmer oder ein Interessent daran teilnimmt. Art. 28 DSGVO kennt keine Ausnahme für kleine Unternehmen. Was es nicht gibt, ist eine Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen: Die greift erst ab 20 Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung befasst sind (§ 38 BDSG). Beides wird oft verwechselt.

Reicht es, wenn mein Kunde das Meeting einlädt?

Für dieses Meeting ja. Wer einlädt, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und braucht den Vertrag mit dem Anbieter. Als Teilnehmer brauchst du weder Lizenz noch AVV. Das ändert sich in dem Moment, in dem du selbst einlädst – auch mit einem kostenlosen Konto, auch für ein Erstgespräch.

Kann ich einstellen, dass meine Zoom-Meetings nur über europäische Server laufen?

Nur eingeschränkt. Die Regionenauswahl in den Zoom-Einstellungen betrifft die Daten in der Übertragung, nicht die gespeicherten Daten. Die „EU Infrastructure“, die eine vollständige europäische Datenhaltung bedeutet, ist Education- und Enterprise-Tarifen vorbehalten – nicht dem Pro-Tarif, den Selbstständige kaufen.

Ist WhatsApp für Kundenkommunikation verboten?

Nein, und so eine Aussage wäre zu einfach. Wir haben für diese Seite aber auch keine eigene Prüfung von WhatsApp Business vorgenommen und nennen deshalb keine Zahlen und keine Einschätzung. Wenn du es nutzt und sicher sein willst, dass die Unterlagen stimmen, ist der AVV für WhatsApp Business der Punkt, an dem du anfangen solltest – nicht die Verschlüsselung, die hier selten das Problem ist.

Welche E-Mail-Adresse wirkt professioneller: eigene Domain oder Anbieter-Adresse?

Eigene Domain, ohne Diskussion – und sie ist der einzige Teil deiner Werkzeugkette, der dir auch nach einem Anbieterwechsel bleibt. Welcher Anbieter dahinter steht, sieht niemand. Das ist der Grund, warum der Preisunterschied zwischen 3 € und 6,80 € hier weniger wiegt als die Frage, wie gut sich der Anbieter in den Alltag deiner Kunden einfügt.

Lohnt sich ein bezahlter Zoom-Tarif, wenn ich nur zwei Kundentermine pro Woche habe?

Rechne es konkret: Der Pro-Tarif kostet über ein Jahr etwa so viel wie zwei bis drei abrechenbare Stunden. Wenn die 40-Minuten-Grenze des kostenlosen Tarifs dich pro Monat ein einziges Mal mitten im Gespräch unterbricht, hat sich das gerechnet. Wenn deine Termine ohnehin 30 Minuten dauern und die Hälfte davon der Kunde einlädt, nicht.

Quellen und Stand

Alle Preise und Vertragsangaben auf dieser Seite wurden am 13. Oktober 2026 direkt bei den Anbietern geprüft – auf den Preis- und Rechtsseiten von Zoom, Microsoft, Google Workspace, Slack, Proton und Tuta sowie in den jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträgen. Die rechtlichen Aussagen beziehen sich auf Art. 28 DSGVO und § 38 BDSG. Netto- und Bruttopreise sind dort gekennzeichnet, wo der Anbieter sie unterschiedlich ausweist; Tarife ändern sich häufiger als diese Seite, prüfe den Preis vor dem Abschluss selbst nach.

Eine Angabe, die wir ausdrücklich zurückgezogen haben: In einem Hinweiskasten standen hier „BfDI-Empfehlungen zum Einsatz von Kommunikationstools“ als Quelle. Wir konnten diese Veröffentlichung nicht auffinden und haben die Zuschreibung entfernt. Der BfDI ist überdies nicht die für Freiberufler zuständige Aufsichtsbehörde – das sind die Landesdatenschutzbehörden.

Von Ulrich Weber · zuletzt geprüft am 13. Oktober 2026