Steuern sind der Bereich, in dem Selbstständige am häufigsten etwas falsch gesagt bekommen – nicht aus bösem Willen, sondern weil sich zum 1. Januar 2025 mehr geändert hat, als die meisten Ratgeber nachgezogen haben. Die Kleinunternehmerregelung wurde komplett neu gefasst, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ist von zehn auf acht Jahre gesunken, und die E-Rechnung hat zwei verschiedene Uhren, die ständig verwechselt werden.
Diese Übersicht sammelt, was für Freiberufler und Kleinunternehmer in Deutschland tatsächlich gilt – mit dem Gesetzestext daneben, nicht mit Faustregeln. Alle Angaben am 16. Oktober 2026 geprüft. Das ist keine Steuerberatung, sondern der Versuch, die Rechtslage so wiederzugeben, dass du mit deiner Steuerberatung ein besseres Gespräch führen kannst.
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Reverse Charge: der Posten, der auf keiner Software-Preisseite steht
Fast jedes Werkzeug, das Selbstständige in Deutschland abonnieren, kommt von einem Anbieter im Ausland – Notion, Slack, Zoom, Trello, ClickUp, Basecamp, Toggl, monday.com. Sobald du bezahlst, verschiebt sich die Steuerschuld auf dich. Das ist kein Sonderfall, sondern der Normalfall, und es ist der Grund, warum ein Abo für 7 $ nicht 7 $ kostet.
Der Mechanismus steht in § 3a Abs. 2 Satz 1 UStG: Eine Dienstleistung an einen Unternehmer gilt dort als erbracht, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt – also in Deutschland. Und § 13b Abs. 5 Satz 1 UStG sagt, wer sie schuldet: „In den in den Absätzen 1 und 2 Nummer 1 bis 3 genannten Fällen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, wenn er ein Unternehmer oder eine juristische Person ist.“
| Anbieter sitzt … | Rechtsgrundlage | Wann die Steuer entsteht |
|---|---|---|
| in der EU (z. B. Irland) | § 13b Abs. 5 Satz 1 i. V. m. Abs. 1 UStG | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde |
| außerhalb der EU (z. B. USA, Israel) | § 13b Abs. 5 Satz 1 i. V. m. Abs. 2 Nr. 1 UStG | mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Folgemonats |
| Laufzeit über ein Jahr | § 13b Abs. 3 UStG | spätestens mit Ablauf jedes Kalenderjahres |
Ob du schuldest, ist in beiden Fällen gleich. Unterschiedlich ist nur der Zeitpunkt. Und nach § 13b Abs. 5 Satz 7 UStG gilt das sogar dann, wenn du das Werkzeug teilweise privat nutzt.
Umsatzsteuerpflichtig: ein Durchlaufposten
Du meldest die 19 Prozent an und ziehst sie im selben Zug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG als Vorsteuer ab. Unterm Strich null. Der Aufwand ist eine Zeile in der Voranmeldung, nicht Geld.
Kleinunternehmer: real teurer
Du schuldest die 19 Prozent genauso – § 13b Abs. 5 Satz 9 UStG setzt das ausdrücklich voraus – darfst sie aber nicht abziehen. Aus einem Abo für 100 € netto im Jahr werden 119 €.
Eine Rechtsgrundlage, die viele Ratgeber noch falsch nennen – wir bis heute auch. Bis Ende 2024 stand der Ausschluss des Vorsteuerabzugs in § 19 Abs. 1 Satz 4 UStG. Diesen Satz gibt es seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr. Weil die Umsätze des Kleinunternehmers seitdem steuerfrei sind statt „nicht erhoben“, greift jetzt der allgemeine Ausschluss für steuerfreie Umsätze: § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG, und § 15 Abs. 3 Satz 2 UStG schließt die Rückausnahme ausdrücklich für § 19 aus. Das Ergebnis ist dasselbe, die Begründung eine andere – und wer die alte Fundstelle zitiert, zitiert einen aufgehobenen Satz.
Drei Dinge, die dabei fast immer falsch erzählt werden
- Eine USt-IdNr ist dafür nicht vorgeschrieben. § 27a Abs. 1 Satz 1 UStG erteilt sie auf Antrag. Die Steuerschuld nach § 13b Abs. 5 Satz 1 hängt daran, dass du Unternehmer bist – nicht daran, ob du eine Nummer hast. Du schuldest die 19 Prozent also mit und ohne. (Dass viele Anbieter ohne USt-IdNr ihre eigene Mehrwertsteuer aufschlagen, ist eine Praxis der Anbieter, keine Vorgabe des UStG – wir haben das nicht geprüft.)
- Verwechsle die USt-IdNr nicht mit der Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Letztere steht in § 19a UStG und dient dazu, die Kleinunternehmer-Befreiung in einem anderen Mitgliedstaat in Anspruch zu nehmen. Mit dem Einkauf von Software hat sie nichts zu tun.
- Diese Einkäufe zählen nicht gegen deine Umsatzgrenzen. Umsätze, bei denen du nach § 13b Abs. 5 UStG Steuerschuldner bist, bleiben beim Gesamtumsatz außen vor. Dein Software-Abo bringt dich also nicht näher an die 25.000 oder 100.000 €.
Was du abgeben musst
§ 18 Abs. 4a UStG ist die Vorschrift, die es anordnet, und § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG stellt klar, dass sie auch für Kleinunternehmer „unberührt“ bleibt. Drei Punkte daraus, die in Ratgebern meist fehlen:
- Es sind Voranmeldungen und eine Jahreserklärung. Der Gesetzestext nennt beides.
- Nur für die Zeiträume, in denen solche Umsätze anfallen. Nullmeldungen in den übrigen Quartalen sind nicht zu machen.
- Regel-Zeitraum ist das Kalendervierteljahr (§ 18 Abs. 2 Satz 1 UStG); monatlich wird es erst, wenn die Steuer des Vorjahres 9.000 € überstieg. Die Befreiungsmöglichkeit bei bis zu 2.000 € (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG) ist eine Kann-Vorschrift, und die Finanzverwaltung sieht gerade die Fälle des § 18 Abs. 4a ausdrücklich als Grund, sie nicht zu gewähren. Rechne nicht damit.
Der teure Sonderfall. Wenn dir ein ausländischer Anbieter seine eigene Mehrwertsteuer berechnet hat – weil er dich fälschlich als Privatperson behandelt – schuldest du trotzdem die deutschen 19 Prozent, und abziehen darfst du als Kleinunternehmer weder das eine noch das andere. In dem Fall zahlst du deutlich mehr als 19 Prozent Aufschlag. Prüfe deshalb bei jedem neuen Abo, ob die Rechnung ohne Mehrwertsteuer und mit dem Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren ausgestellt ist.
Die Kleinunternehmergrenzen: drei Fehler, die teuer werden
Seit dem 1. Januar 2025 lautet § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG: steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Achte auf die Zeitformen – Vergangenheit für das Vorjahr, Gegenwart für das laufende. Daraus folgen drei Dinge, die regelmäßig falsch wiedergegeben werden.
- Beim Überschreiten der 100.000 € endet die Befreiung sofort – nicht zum Jahreswechsel. Und der Umsatz, mit dem du die Grenze reiBt, ist bereits in voller Höhe steuerpflichtig, nicht nur der überschießende Teil. Du wechselst also mitten im Jahr das Regime, mit allen Folgen für Rechnungsstellung und Voranmeldungen.
- Im Jahr der Gründung gilt die Grenze von 25.000 €, nicht die von 100.000 €. Das ist einer der häufigsten und teuersten Irrtümer, weil im ersten Jahr kein Vorjahr existiert und viele daraus schließen, es gelte die höhere Zahl.
- Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 Satz 1 UStG) – es zählt also der Geldeingang, nicht das Rechnungsdatum. Anzahlungen zählen im Moment des Eingangs. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben außen vor (§ 19 Abs. 2 Satz 3 UStG).
Die 25.000 € des Vorjahres sind dabei eine harte Schranke: Wurden sie überschritten, bist du im laufenden Jahr steuerpflichtig, auch wenn du dieses Jahr weit darunter bleibst. Was die Regelung praktisch bedeutet, für wen sie sich rechnet und was die fünf Änderungen von 2025 im Alltag bewirken, steht ausführlich unter Kleinunternehmerregelung.
Was wir nicht verifizieren konnten. Ob die Beträge von 25.000 und 100.000 € netto oder brutto zu verstehen sind, geht aus § 19 Abs. 2 UStG nicht eindeutig hervor, und wir haben dazu keine primäre Fundstelle gefunden. Beim alten Schwellenwert von 22.000 € war es der Bruttobetrag. Wenn du nahe an einer der Grenzen liegst, ist das eine Frage für deine Steuerberatung – wir raten hier nicht.
„Steuerfrei“ statt „nicht erhoben“: warum das kein Wortspiel ist
Bis 2024 hieß es im Gesetz, die Umsatzsteuer werde „nicht erhoben“. Seit 2025 sind die Umsätze des Kleinunternehmers steuerfrei. Der Hintergrund ist die EU-Richtlinie 2020/285, und die Folgen sind konkreter, als die Formulierung vermuten lässt:
- Der Rechnungshinweis hat sich geändert. § 34a Nr. 5 UStDV verlangt einen Hinweis darauf, „dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“. Wenn auf deinen Rechnungen oder in deiner Vorlage noch „Umsatzsteuer wird nicht erhoben“ steht, ist das die alte Fassung. Die Einzelheiten stehen unter Rechnung als Kleinunternehmer.
- Die Begründung für den fehlenden Vorsteuerabzug ist eine andere – siehe den Kasten weiter oben.
- Kleinunternehmer müssen keine strukturierte E-Rechnung ausstellen. § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, die Rechnung immer als sonstige Rechnung zu übermitteln – also als PDF oder auf Papier. Diese Befreiung läuft nicht aus. Mehr dazu unter E-Rechnung.
- Der Verzicht auf die Regelung bindet fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG) und ist bis Ende Februar des übernächsten Jahres zu erklären. Das ist keine Entscheidung, die man „mal eben probiert“.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf ausländische Software zahlen?
Ja. Nach § 13b Abs. 5 Satz 1 UStG schuldest du als Leistungsempfänger die Steuer, und § 13b Abs. 5 Satz 9 UStG setzt voraus, dass das auch für Kleinunternehmer gilt. Abziehen darfst du sie nicht (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 i. V. m. § 15 Abs. 3 Satz 2 UStG). Das Abo wird dadurch real um 19 Prozent teurer.
Brauche ich dafür eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Nicht zwingend. § 27a Abs. 1 Satz 1 UStG erteilt sie auf Antrag; sie ist keine Voraussetzung für die Steuerschuld. Viele Anbieter schlagen allerdings ohne hinterlegte Nummer ihre eigene Mehrwertsteuer auf – das ist deren Praxis, nicht das deutsche Gesetz, und wir haben die unionsrechtliche Grundlage dafür nicht geprüft. Praktisch kann eine USt-IdNr dir also Geld sparen, obwohl sie nicht vorgeschrieben ist.
Muss ich deswegen Voranmeldungen abgeben, obwohl ich Kleinunternehmer bin?
Ja, aber nur für die Zeiträume, in denen solche Umsätze anfallen – und zusätzlich eine Jahreserklärung. Beides steht in § 18 Abs. 4a UStG, auf den § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG ausdrücklich verweist. Regelzeitraum ist das Quartal.
Verliere ich die Kleinunternehmerregelung durch Software-Abos?
Nein. Umsätze, bei denen du nach § 13b Abs. 5 UStG Steuerschuldner bist, zählen beim Gesamtumsatz nicht mit. Deine Einkäufe bringen dich also nicht näher an die 25.000 oder 100.000 €.
Was passiert genau, wenn ich mitten im Jahr die 100.000 € überschreite?
Die Befreiung endet sofort, und der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist bereits vollständig steuerpflichtig – nicht nur der Teil oberhalb der Grenze. Ab diesem Moment gelten Rechnungspflichten, Vorsteuerabzug und Erklärungspflichten wie bei jedem anderen Unternehmen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre für Buchungsbelege, seit dem 1. Januar 2025 – vorher zehn. Die Verkürzung gilt auch für Belege, die du schon hast. Warum viele Tabellen weiterhin zehn Jahre nennen und wann das berechtigt ist, steht unter Rechnungen schreiben als Freiberufler.
Quellen und Stand
Alle Angaben auf dieser Seite wurden am 16. Oktober 2026 am Gesetzestext geprüft: §§ 3a, 13b, 15, 18, 19, 19a und 27a UStG sowie § 34a UStDV in der Fassung, die auf gesetze-im-internet.de veröffentlicht ist (UStG zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.6.2026). Ergänzend herangezogen: das BMF-Schreiben vom 10. November 2025 zum Vorsteuerabzug bei Kleinunternehmern und die mit BMF-Schreiben vom 18. März 2025 neu gefassten Abschnitte 15.1, 18.2, 19.1 und 19.2 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.
Ein Hinweis mit Ablaufdatum: § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG setzt die Pflicht zur monatlichen Voranmeldung für Existenzgründer nur für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 aus. Ab 2027 lebt sie wieder auf, sofern der Gesetzgeber nicht verlängert. Wir prüfen diese Seite vor Januar 2027 erneut.
Von Ulrich Weber · zuletzt geprüft am 16. Oktober 2026 · keine Steuerberatung