Zeiterfassung für Freiberufler

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Musst du deine Zeit überhaupt erfassen?

Als Selbstständiger ohne Angestellte: nein. Und zwar nicht, weil es eine Ausnahme für dich gäbe, sondern weil du in den Anwendungsbereich der einschlägigen Gesetze gar nicht erst fällst. Das Arbeitszeitgesetz schützt nach § 1 die „Arbeitnehmer“, und § 2 Abs. 2 definiert die abschließend als „Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten“. Ein Freiberufler ist nichts davon. Alle Pflichten des Gesetzes richten sich außerdem an „den Arbeitgeber“ – und wer niemanden beschäftigt, ist keiner.

Auch der vielzitierte Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ändert daran nichts. Er lautet: „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ Zwei Begriffe, die beide nicht auf dich zutreffen.

Und die angekündigte Reform? Sie ist nicht in Kraft. Das Arbeitszeitgesetz wurde zuletzt im Oktober 2024 geändert, § 16 steht unverändert da, und das Bundesarbeitsministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten weiterhin im Futur, man „habe sich darauf verständigt“, die Pflicht künftig als elektronische Aufzeichnungspflicht auszugestalten. Die Zahlen, die dazu kursieren – Übergangsfristen nach Betriebsgröße, Ausnahmen unter zehn Beschäftigten – stammen aus einem Entwurf von 2023 und stehen in keinem geltenden Gesetz.

Wann du doch aufzeichnen musst

Der Fall, der dich wirklich betrifft, steht nicht in dieser Tabelle. Wenn du nach Stunden abrechnest, musst du sie belegen können – nicht wegen einer Aufzeichnungspflicht, sondern weil du im Streitfall deine Forderung beweisen musst. Wie genau, hängt vom Vertragstyp ab, und der Unterschied ist größer, als die meisten denken.

Beim Werkvertrag mit Stundenlohnabrede hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass der Unternehmer „grundsätzlich nur darlegen“ muss, „wie viele Stunden für die Erbringung der Vertragsleistungen angefallen sind“ – eine Zuordnung einzelner Stunden zu einzelnen Tätigkeiten ist nicht nötig, solange sie nicht vereinbart wurde. Beim Zeithonorar im Dienst- oder Geschäftsbesorgungsverhältnis verlangt derselbe Gerichtshof deutlich mehr: Die „getroffenen Maßnahmen“ müssen „konkret und in nachprüfbarer Weise dargelegt werden“, und „allgemeine Hinweise auf Aktenbearbeitung, Literaturrecherche und Telefongespräche“ genügen ausdrücklich nicht.

Praktisch heißt das: Je nachdem, was du unterschrieben hast, reicht eine Stundensumme – oder du brauchst eine Aufzeichnung, aus der hervorgeht, was du in jeder Stunde getan hast. Das ist die eigentliche Anforderung an dein Werkzeug, nicht die Zahl der Integrationen.

Die Werkzeuge im Vergleich

Zwei Hinweise zur Tabelle. Erstens heißt das Produkt von Toggl nicht mehr „Toggl Track“: Der Anbieter verkauft inzwischen ein zusammengeführtes „Toggl“, und zu den alten Produkten steht auf der Preisseite nur noch, sie blieben „available and supported for existing users“. Zweitens ist bei Harvest der Platzpreis nicht der Endpreis – zusätzliche Rechnungen, Projekte, Kunden und Aufgaben werden nach Verbrauch berechnet, und wie viel das kostet, steht nicht auf der Preisseite.

Wo deine Daten liegen – und warum das hier anders wiegt

Eine Zeiterfassung enthält mehr, als man denkt: welchen Kunden du wann bearbeitest, wie lange du für was brauchst, oft die Projektnamen deiner Auftraggeber. Wenn du für einen Kunden arbeitest, der dir einen Datenschutz-Fragebogen schickt, ist das die Zeile, die du ausfüllen musst.

Alle vier Anbieter stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Der Unterschied liegt nicht darin, ob es einen gibt, sondern wo die Daten liegen und wie du den Vertrag bekommst.

• mite ist der einzige, bei dem du den AV-Vertrag direkt im Konto abschließt – unter dem Menüpunkt Account. Und der einzige, dessen Zeiterfassungsdaten Deutschland nicht verlassen. Ehrlichkeitshalber: Die Info-Website und das Fehler-Monitoring laufen über US-Dienste, die Zeitdaten selbst nicht.
• Toggl, Clockify und Harvest binden ihren Vertrag automatisch in die Nutzungsbedingungen ein. Das ist rechtlich wirksam, aber es gibt kein unterschriebenes PDF zum Ablegen. Die Drittlandübermittlung lösen alle drei über Standardvertragsklauseln.
• Bei Clockify ist die EU-Region eine Bezahlfunktion ab Pro – und der Anbieter schreibt ausdrücklich, dass ein Wechsel von einer Regionalserver-Instanz zurück „not possible“ ist. Wer die EU will, entscheidet das vorher.

Die eigentliche Frage lautet also nicht „gibt es einen AVV“, sondern „akzeptiere ich US-Gerichtsbarkeit für meine Projektdaten“. Nur mite erlaubt ein Nein ohne Aufpreis; bei Clockify kostet das Nein 7,99 € je Platz und Monat.

Was in einen Stundennachweis für den Kunden gehört

Unabhängig vom Werkzeug: Ein Nachweis, den dein Kunde ohne Rückfrage akzeptiert, enthält deinen Namen, Kunde und Projekt, den Berichtszeitraum, eine Auflistung nach Datum mit Tätigkeitsbeschreibung und Dauer sowie eine Gesamtsumme. Schick ihn unaufgefordert als Anhang zur Rechnung – das erspart die Nachfrage, die sonst sicher kommt.

Wie detailliert die Tätigkeitsbeschreibung sein muss, hängt wie oben beschrieben vom Vertragstyp ab. Im Zweifel gilt der strengere Maßstab: lieber einmal zu konkret, als im Streitfall mit „Projektarbeit, 20 Stunden“ dazustehen.

Häufige Fragen

Muss ich als Freiberufler meine Arbeitszeit erfassen?

Gesetzlich nicht. Das Arbeitszeitgesetz gilt für Arbeitnehmer, das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber – du bist keines von beidem, solange du niemanden beschäftigst. Rechnest du nach Stunden ab, musst du sie allerdings belegen können; das ist eine Beweisfrage aus deinem Vertrag, keine Aufzeichnungspflicht aus einem Gesetz.

Gilt das BAG-Urteil von 2022 auch für mich?

Nein. Der Beschluss verpflichtet den Arbeitgeber, die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer zu erfassen. Sobald du jemanden anstellst, betrifft er dich – für deine eigene Zeit nie. Übrigens hat dasselbe Gericht 2022 auch entschieden, dass die Aufzeichnungspflicht die Beweislast im Vergütungsprozess nicht verändert: Schutz der Gesundheit und Nachweis der Vergütung sind zwei verschiedene Ebenen.

Kommt die elektronische Aufzeichnungspflicht?

Angekündigt ja, in Kraft nein. Das Arbeitszeitgesetz wurde zuletzt im Oktober 2024 geändert, und das Ministerium formuliert die Pflicht in seinen Fragen und Antworten weiterhin als Vorhaben. Alles, was dazu an konkreten Fristen und Betriebsgrößen kursiert, stammt aus einem Entwurf, nicht aus geltendem Recht.

Welches Zeiterfassungstool ist kostenlos und reicht für eine Person?

Clockify hat den großzügigsten Gratis-Tarif, aber drei Grenzen, die du kennen solltest: Export nur als PDF, Berichte höchstens einen Monat rückwirkend, API auf 30 Anfragen pro Stunde. Toggl ist bequemer, lässt im Gratis-Tarif aber die abrechenbaren Stundensätze weg. Harvest ist das einzige kostenlose Angebot mit Rechnungsstellung – bei zwei Projekten. Der Vergleich im Detail steht in Kostenlose Zeiterfassung.

Welches Tool hat Server in Deutschland?

mite, als einziges in diesem Vergleich: Hosting bei SysEleven in Berlin, in der Datenschutzerklärung mit „Verarbeitung in Drittländern: nein“ ausgewiesen, AV-Vertrag direkt im Konto. Clockify bietet eine EU-Region ab dem Pro-Tarif. Toggl und Harvest hosten in den USA, ohne europäische Alternative.

Brauche ich überhaupt Software dafür?

Für die Pflichtfälle nicht: Das Bundesarbeitsministerium stellt ausdrücklich klar, dass für die Aufzeichnung „derzeit keine Formvorschrift“ besteht und sie „auch handschriftlich erfolgen“ kann; für die Minijob-Dokumentation bietet es sogar einen Musterbogen an. Software lohnt sich, weil Stoppen und Zuordnen von Hand in der Praxis nicht durchgehalten wird – nicht, weil ein Gesetz sie verlangt.

Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026. Rechtslage: § 1, § 2 Abs. 2, § 3, § 16 Abs. 2, § 21a Abs. 7 und § 22 ArbZG, § 2 und § 3 Abs. 2 ArbSchG, § 17 MiLoG, § 1 MiLoDokV, § 2a SchwarzArbG, § 8 Abs. 1 SGB IV sowie §§ 611, 611a und 631 BGB auf gesetze-im-internet.de; Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) und Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) nach den amtlichen Pressemitteilungen; Urteil des Bundesgerichtshofs vom 28. Mai 2009 (VII ZR 74/06) und vom 13. Februar 2020 (IX ZR 140/19) nach den amtlichen Entscheidungstexten; EuGH vom 14. Mai 2019 (C-55/18); Fragen und Antworten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Arbeitszeiterfassung und zur Dokumentationspflicht. Produktangaben von den Seiten von mite, Clockify, Toggl und Harvest einschließlich ihrer Sicherheits- und Datenschutzdokumentation. Preise wie vom Hersteller ausgewiesen; nicht umgerechnet. Angaben ohne Gewähr. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Wie wir arbeiten, steht in unserer Methodik.