Buchhaltung für Kleinunternehmer 2026: welche Software deine echte Pflichtenliste erfüllt

Kurze Antwort: Als Kleinunternehmer brauchst du weniger, als dir verkauft wird. Keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung, und du musst auch keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen musst du sie allerdings – seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Genau diese Kombination macht die Software-Auswahl anders als für alle anderen: Der günstigste Bezahltarif, der deine echte Anforderungsliste erfüllt, ist Lexware Office S mit 7,90 € netto. Kostenlos geht es auch – aber dann über den E-Mail-Posteingang statt über die Software.

Alle Preise geprüft am 12. Oktober 2026 auf den Preisseiten der Anbieter, kein Praxistest. Rechtsstand ebenfalls 12. Oktober 2026. Wir sind keine Steuerberater; dieser Text ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Was du als Kleinunternehmer rechtlich brauchst – und was nicht

Die Kleinunternehmerregelung ist zum 1. Januar 2025 umgebaut worden, und zwar grundlegender, als die meisten Ratgeber schreiben. Seitdem sind deine Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei – vorher waren sie steuerpflichtig, nur wurde die Steuer nicht erhoben. Das klingt nach Juristenfeinheit, hat aber Folgen bis in die Rechnungsvorlage.

Das brauchst du	Das brauchst du nicht
Rechnungen schreiben, ohne Umsatzsteuer	Umsatzsteuervoranmeldung
Den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG auf der Rechnung (§ 34a Nr. 5 UStDV)	Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG)	E-Rechnungen ausstellen (Ausnahme in § 34a UStDV)
Einnahmenüberschussrechnung und Anlage EÜR mit der Einkommensteuererklärung	Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen
Belege aufbewahren: 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen	Vorsteuerabzug – den hast du nicht, und das kostet dich (siehe unten)
Die Umsatzgrenzen im Blick: 25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr	Eine doppelte Buchführung, solange du nicht bilanzierungspflichtig bist

Zwei Punkte daraus verdienen eigene Absätze, weil sie in der Praxis am häufigsten falsch verstanden werden.

Die 100.000 € sind eine harte Kante, keine Jahresbetrachtung

Seit 2025 gilt: steuerfrei, solange der Nettogesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Reißt du die 100.000 €, fällt der Status unterjährig weg – und zwar sofort: Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei. Das ist neu. Früher galt die Überschreitung erst fürs Folgejahr. Wer im Oktober eine große Rechnung schreibt, die die Grenze reißt, muss auf dieser Rechnung Umsatzsteuer ausweisen. Bei Betriebsbeginn im laufenden Jahr gilt die Grenze von 25.000 €.

Für die Software heißt das: Du willst jederzeit sehen können, wo dein Jahresumsatz steht. Eine Software, die dir das nicht anzeigt, ist für einen Kleinunternehmer nahe an der Grenze schlechter geeignet als eine, die es tut – unabhängig vom Preis. Mehr zur Regelung selbst steht in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Du musst E-Rechnungen empfangen, aber keine ausstellen

Das ist die wichtigste Asymmetrie – und der Grund, warum die Tarifmatrizen der Anbieter für dich anders zu lesen sind als für alle anderen.

Ausstellen: § 34a UStDV nimmt Umsätze nach § 19 UStG von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung aus. Du darfst weiter PDF oder Papier schicken. Das heißt: Jeder Euro, den ein Anbieter dafür verlangt, dass du XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kannst, ist für dich ein Euro für eine Funktion, die du nicht brauchst – jedenfalls nicht wegen des Gesetzes. Dein Auftraggeber kann sie trotzdem verlangen; das ist dann eine Geschäftsbeziehung, keine Pflicht.

Empfangen: § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025, E-Rechnungen empfangen zu können – ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Wenn dir ein Lieferant eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und aufbewahren können.

Für den Empfang brauchst du keine Software

Das sagt dir kein Anbieter, und es ist der Satz, der dir am meisten Geld sparen kann. Die Pflicht lautet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ein E-Mail-Postfach erfüllt das. Du musst keine Software kaufen, die eine XRechnung hübsch darstellt.

Was du brauchst, ist etwas anderes, und das wird oft zusammengeworfen: Du musst das strukturierte Original aufbewahren, unveränderbar, acht Jahre lang. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Wenn du sie ausdruckst oder als PDF daraus machst und nur das behältst, hast du nicht die Rechnung aufbewahrt, sondern ein Abbild davon. Die Datei selbst muss bleiben – auf deiner eigenen Festplatte mit Backup, in einem Dokumentenspeicher oder in der Buchhaltungssoftware.

Daraus folgt die ehrliche Antwort auf „welche Software brauche ich als Kleinunternehmer“: Gesetzlich keine. Software kaufst du, weil sie dir Arbeit abnimmt – Rechnungsnummern, Mahnungen, Belegsortierung, Stundenerfassung, die EÜR. Nicht, weil § 14 UStG es verlangt.

Welche Software deine Liste zu welchem Preis erfüllt

Anbieter	Gratis-Tarif	E-Rechnung empfangen ab	EÜR ab	Zeiterfassung
Lexware Office	nein	7,90 € (Tarif S)	21,90 € (Tarif L)	nein
FastBill	nein	10,00 € (Solo)	nicht belegbar	10,00 €
sevdesk	ja – 3 Rechnungen/Monat	25,90 € (Buchhaltung)	25,90 €	nein
Papierkram	ja – unbegrenzt, mit Anbieterlogo	nicht geprüft	15,90 € (Tarif S)	0,00 €

Lies die Tabelle jetzt mit der Kleinunternehmer-Liste in der Hand, und es passiert etwas Ungewöhnliches: Der billigste Tarif im Feld ist zugleich der passendste. Lexware Office S kostet 7,90 € netto, kann E-Rechnungen erfassen, aber nicht erstellen – und genau das ist deine Rechtslage. Du zahlst nichts für die Erstellungsfunktion, die § 34a UStDV dir erlässt, und bekommst die Empfangsfähigkeit, die § 14 Abs. 2 UStG verlangt. Kein anderer Anbieter trifft diese Kombination so genau. Details zu den Versionen stehen in unserer Analyse zu Lexware Office.

Und etwas Zweites fällt auf: Die beiden Gratis-Tarife sind für die Empfangspflicht die schlechtere Wahl. sevdesks kostenloser Tarif kann E-Rechnungen erstellen – also das, was du nicht brauchst – aber nicht empfangen; dafür verlangt sevdesk 25,90 €. Das ist keine Kritik an sevdesk, sondern eine Beobachtung über die Produktlogik des Marktes: Gratis-Tarife sind auf Rechnungen schreiben zugeschnitten, weil das die Funktion ist, mit der man Nutzer gewinnt. Die Pflicht, die dich 2026 wirklich trifft, liegt auf der Eingangsseite.

Was dich die Kleinunternehmerregelung bei der Software kostet

Hier kommt der Posten, den praktisch jeder Softwarevergleich unterschlägt, auch die der Anbieter. Alle Preise in dieser Branche sind Nettopreise. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, zieht die Mehrwertsteuer als Vorsteuer ab und zahlt effektiv netto. Du als Kleinunternehmer hast keinen Vorsteuerabzug. Für dich ist der Bruttopreis der Preis.

Tarif	Beworben (netto)	Dein Preis (brutto, 19 %)	Pro Jahr
sevdesk Kostenlos	0,00 €	0,00 €	0,00 €
Papierkram Free	0,00 €	0,00 €	0,00 €
Lexware Office S	7,90 €	9,40 €	112,81 €
FastBill Solo	10,00 €	11,90 €	142,80 €
sevdesk Rechnung	12,90 €	15,35 €	184,21 €
Papierkram S	15,90 €	18,92 €	227,05 €
Lexware Office L (mit EÜR)	21,90 €	26,06 €	312,70 €
sevdesk Buchhaltung	25,90 €	30,82 €	369,85 €

Der Unterschied zwischen Lexware Office S und sevdesk Buchhaltung sind brutto 257 € im Jahr. Das ist keine Nuance, das ist bei einem Jahresumsatz von 25.000 € ein Prozent davon – für Funktionen, von denen du zwei (E-Rechnung erstellen, Umsatzsteuervoranmeldung) nach deiner Rechtslage nicht brauchst.

Fairer Hinweis zu den Preisen: Lexware Office läuft derzeit mit „50 % Rabatt für 3 Monate“ – S kostet in diesen drei Monaten 3,95 € netto, danach 7,90 €. Rechne immer mit dem Preis nach der Rabattlaufzeit. Und die Nettopreise bleiben deine Betriebsausgabe; abziehen kannst du sie in der EÜR in voller Höhe brutto, du bekommst nur die Steuer nicht erstattet.

DSGVO: Kleinunternehmer heißt nicht ausgenommen

Ein verbreiteter Irrtum, der oft im gleichen Atemzug mit der Kleinunternehmerregelung auftritt: Die DSGVO kennt eine Erleichterung für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten – aber sie greift nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO nicht, wenn die Verarbeitung „nicht nur gelegentlich“ erfolgt. Eine laufende Kundenbuchhaltung ist genau das Gegenteil von gelegentlich. Du brauchst also ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit deinem Softwareanbieter – unabhängig davon, wie klein dein Umsatz ist.

Praktisch bedeutet das bei den vier Anbietern Folgendes. Bei sevdesk liegt der AV-Vertrag öffentlich als vorsigniertes PDF auf der Datenschutzseite, zusammen mit einer Liste der Unterauftragsverarbeiter und einem Dokument zu den technischen Maßnahmen – das ist für deine Dokumentation die bequemste Lage, auch wenn beide Dokumente den Stand April 2024 tragen. Bei Papierkram sind die Auftragsverarbeitungsbedingungen laut AGB Vertragsbestandteil, und du nimmst sie unter Einstellungen → Vertrag und Konto an. Bei FastBill musst du den Vertrag aktiv im eingeloggten Konto abschließen; er ist nicht Teil der AGB, und wenn du den Haken nie gesetzt hast, hast du keinen. Bei Lexware Office ist der AVV öffentlich abrufbar, Vertragspartner ist die Haufe Service Center GmbH, Stand November 2025. Was noch dazugehört, steht in unserem Beitrag zur DSGVO für Selbstständige.

Der Gewinner je Szenario

• Du willst die Empfangspflicht in der Software erfüllen und sonst nichts: Lexware Office S, 7,90 € netto / 9,40 € brutto. Der günstigste Tarif im Feld, der E-Rechnungen erfassen kann – und er verlangt kein Geld für die Erstellungsfunktion, die du nicht brauchst.
• Du rechnest nach Stunden ab und willst nichts zahlen: Papierkram Free, 0 €. Unbegrenzt Rechnungen, Zeiterfassung, Kassenbuch. Du lebst mit dem Papierkram-Logo auf jeder Rechnung und erfüllst die Empfangspflicht über dein E-Mail-Postfach plus eigenes Backup. Details in unserer Papierkram-Analyse.
• Du schreibst wenige Rechnungen und dein Dokument soll sauber aussehen: sevdesk Kostenlos, 0 €. Drei Rechnungen im Monat, kein Fremdlogo. Gleiche Einschränkung: Empfang läuft über E-Mail und eigenen Speicher.
• Du willst Zeiterfassung und ein unbegrenztes Archiv in einem Programm: FastBill Solo, 10,00 € netto / 11,90 € brutto. Empfang und Erstellung von E-Rechnungen in jedem Tarif, Zeiterfassung inklusive, unbegrenzte Archivierung. Siehe die FastBill-Analyse.
• Du willst die EÜR aus der Software heraus machen: Papierkram S, 15,90 € netto / 18,92 € brutto. Der günstigste Weg zur EÜR im Feld. Lexware Office verlangt dafür Tarif L mit 21,90 €, sevdesk 25,90 €.
• Du bist nahe an den 100.000 €: nimm den Tarif, der dir den Jahresumsatz laufend anzeigt – und sprich mit einem Steuerberater, bevor du die Grenze reißt. Ab dem Überschreiten bist du mitten im Jahr umsatzsteuerpflichtig, und dann brauchst du plötzlich alles, was du vorher nicht gebraucht hast: Voranmeldung, Umsatzsteuer auf Rechnungen, Vorsteuerabzug.
• Du verkaufst an Kunden in anderen EU-Ländern: Prüf die europäische Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStG. Seit 2025 kannst du die nationalen Regelungen anderer Mitgliedstaaten nutzen, wenn du EU-weit unter 100.000 € bleibst – über ein Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Keine der vier Softwarelösungen nimmt dir diese Anmeldung ab.

Was wir nicht abschließend klären konnten

• Ob alle vier Anbieter den Pflichthinweis nach § 34a Nr. 5 UStDV in der Rechnungsvorlage vorsehen. Seit 2025 muss auf deiner Rechnung stehen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. Ob das in jeder Vorlage hinterlegt ist oder ob du es selbst eintragen musst, haben wir nicht geprüft – prüf es in der Testphase an einer echten Rechnung, bevor du die erste verschickst.
• Ob Papierkram eingehende E-Rechnungen verarbeiten kann. Erstellen ja, ab Tarif S auch XRechnung und ZUGFeRD. Den Empfang haben wir nicht geprüft.
• Ob FastBill eine EÜR kann. Auf der Preisseite nicht erkennbar; es gibt DATEV- und Steuerberater-Exporte.
• Ob die Anbieter den laufenden Jahresumsatz gegen die 100.000-€-Grenze anzeigen. Eine Umsatzübersicht haben alle, eine Warnung an der Kleinunternehmergrenze konnten wir bei keinem belegen.
• Wie die Anbieter das strukturierte Original einer empfangenen E-Rechnung aufbewahren. Für die Aufbewahrungspflicht zählt die XML-Datei, nicht die Darstellung. Keiner der vier beschreibt das auf seiner Preisseite.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Buchhaltungssoftware?

Gesetzlich nein. Du musst E-Rechnungen empfangen können – dafür genügt ein E-Mail-Postfach – und du musst Rechnungen und Belege acht Jahre unveränderbar aufbewahren. Software kaufst du, weil sie dir Arbeit abnimmt, nicht weil eine Vorschrift sie verlangt.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. § 34a UStDV nimmt Umsätze nach § 19 UStG von der Ausstellungspflicht aus. PDF und Papier bleiben zulässig. Dein Auftraggeber kann eine E-Rechnung trotzdem verlangen – das ist dann eine vertragliche Frage, keine gesetzliche.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025, nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG – ohne Übergangsfrist und ohne Kleinunternehmer-Ausnahme. Wichtig ist, dass du das strukturierte Original behältst, nicht nur einen Ausdruck oder ein PDF daraus.

Welche Software ist für Kleinunternehmer am günstigsten?

Kostenlos: sevdesk im Gratis-Tarif (drei Rechnungen pro Monat, ohne Fremdlogo) oder Papierkram Free (unbegrenzt Rechnungen plus Zeiterfassung, mit Anbieterlogo). Als Bezahltarif Lexware Office S mit 7,90 € netto, also 9,40 € brutto – weil es E-Rechnungen erfassen kann, ohne dir die Erstellungsfunktion in Rechnung zu stellen.

Warum rechnet ihr mit Bruttopreisen?

Weil du keinen Vorsteuerabzug hast. Alle Anbieter werben mit Nettopreisen, die für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen auch der echte Aufwand sind. Für dich kommen 19 Prozent dazu: aus 7,90 € werden 9,40 €, aus 25,90 € werden 30,82 €.

Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre – die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben es zehn Jahre. Gerechnet wird jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Was passiert, wenn ich die 100.000 € überschreite?

Der Kleinunternehmerstatus fällt sofort weg, mitten im Jahr. Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei. Ab dann gilt für dich das normale Umsatzsteuerrecht mit Voranmeldung und Vorsteuerabzug – und die Softwareanforderungen ändern sich entsprechend.

Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026. Recht: § 19 und § 19a UStG, § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, § 14b Abs. 1 UStG, § 34a UStDV, § 147 Abs. 1 und 3 AO sowie das BMF-Schreiben zur Sonderregelung für Kleinunternehmer vom 18. März 2025 zur Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses; zur Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz mit Wirkung ab 1. Januar 2025 (§ 19a Abs. 2 EGAO, § 27 Abs. 40 UStG); ergänzend die Darstellungen der Industrie- und Handelskammern Berlin, Hamburg, Konstanz und München. Preise: die Preisseiten von Lexware Office (lexware.de/preise), FastBill, sevdesk und Papierkram, jeweils Nettolistenpreise; die Bruttobeträge sind eigene Berechnung mit 19 % Umsatzsteuer. Wir sind keine Steuerberater – dieser Beitrag ist Recherche, keine Beratung im Einzelfall.