Papierkram 2026: der Gratis-Tarif mit Zeiterfassung – und seine Grenzen

Kurze Antwort: Papierkram hat den großzügigsten Gratis-Tarif in diesem Feld – unbegrenzt viele Rechnungen und, einzigartig, eine Zeiterfassung ab 0 €. Bezahlt wird er mit dem Papierkram-Logo im Dokument und damit, dass die GoBD-Zertifizierung ausdrücklich nur für die Abo-Versionen gilt. Die Bezahltarife kosten 15,90 €, 29,90 € oder 59,90 € netto monatlich – seit Anfang Oktober 2026 rund 23 Prozent mehr als vorher.

Diese Analyse beruht auf den öffentlichen Angaben des Anbieters, geprüft am 12. Oktober 2026 – kein Praxistest. Wo wir etwas nicht belegen können, steht es weiter unten ausdrücklich.

Was kostet Papierkram 2026?

Der Umschalter auf der Preisseite ist mit „Jährlich / −20 % monatlich“ beschriftet. Der durchgestrichene Betrag ist der Monatspreis, der angezeigte der Jahrespreis. Alle Angaben sind netto; der Anbieter schreibt dazu „100 % steuerlich absetzbar“, was für Betriebsausgaben eine Selbstverständlichkeit ist.

Der Gratis-Tarif: was wirklich drin ist

Hier haben wir uns bei der ersten Prüfung selbst vertan, weil Papierkram zwei sehr ähnliche Häkchen-Symbole verwendet. Nach Gegenprüfung an der Zeile „Dokumente ohne Papierkram-Logo“ ist die Zuordnung eindeutig. Das ist der Stand:

Zwei Dinge daran sind wichtiger, als sie aussehen.

Erstens: Das Logo im Fußbereich ist der Preis. Du schreibst unbegrenzt viele Rechnungen, und auf jeder steht, mit welcher Software du sie geschrieben hast. Bei sevdesk ist es umgekehrt: drei Rechnungen im Monat, aber ohne Fremdlogo. Welche der beiden Bremsen dich trifft, hängt davon ab, ob du viele kleine Rechnungen schreibst oder wenige an große Auftraggeber, bei denen das Dokument repräsentieren soll.

Zweitens: Die GoBD-Zertifizierung deckt den Gratis-Tarif nicht. Papierkram schreibt, die Software sei „von dem Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsnetzwerk PKF hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben der GoBD uneingeschränkt zertifiziert“ – und präzisiert an derselben Stelle: „unsere Aboversionen“. In der Tarifvergleichstabelle steht die Zeile „GoBD-zertifizierte Buchhaltung“ folgerichtig bei S, M und L, aber nicht bei Free. Das heißt nicht, dass eine Buchführung im Gratis-Tarif automatisch unzulässig ist – verantwortlich bist ohnehin du, nicht die Software, und das sagt Papierkram auch so. Aber wenn du den Gratis-Tarif gewählt hast, weil du dachtest, die Zertifizierung sei mit dabei, dann hast du sie nicht.

Der einzige Anbieter mit Zeiterfassung ab 0 €

Das ist der Punkt, an dem Papierkram im Feld allein steht. Wer nach Stunden abrechnet, braucht zwei Dinge: eine Uhr und eine Rechnung, und zwar so, dass das eine ins andere läuft.

Wenn du sonst einen eigenen Timer bräuchtest, spar dir den Vergleich mit den reinen Zeiterfassungstools: Ein eigenes Tool kostet dich eine zweite Anmeldung, einen zweiten Datenhaushalt und einen Übertragungsschritt. Wenn du mehr brauchst als „Uhr an, Uhr aus, auf Rechnung“ – Team, Auswertungen, Projektbudgets –, dann lohnt der Blick in unseren Vergleich der Zeiterfassungs-Tools. Für Stundenzettel und Rechnung reicht Papierkram.

Wo die Bezahltarife wirklich anfangen zu greifen

• Tarif S, 15,90 €: Bringt XRechnung und ZUGFeRD, das eigene Logo statt des Anbieterlogos, Bankabruf, EÜR, UStVA und DATEV-Export. Aber: nur bis zu zwei Bankverbindungen, MagicSuggest+ nur für 15 Belege im Kalendermonat, und keine weiteren Benutzer – die sind in S gar nicht zubuchbar.
• Tarif M, 29,90 €: Hebt das Beleglimit auf, erlaubt bis zu fünf Nutzer und 2.500 MB Speicher. Das ist der erste Tarif, in dem ein Zweiter mitarbeiten kann.
• Tarif L, 59,90 €: Unbegrenzt Nutzer, 10.000 MB. Für Einzelpersonen praktisch nie.

Der Speicherplatz ist der Posten, den man beim Vergleichen gern übersieht. 100 MB im Gratis-Tarif sind, je nachdem wie dein Scanner einstellt, ein paar hundert Belege – oder dreißig. 1.000 MB in S sind für eine Einzelperson in der Regel mehrere Jahre. Prüf deine durchschnittliche Dateigröße, bevor du dich auf einen Tarif festlegst, und nicht erst, wenn der Upload anfängt zu scheitern.

Was Papierkram mit deinen Daten macht

Papierkram ist hier transparenter als die meisten Anbieter in diesem Feld – und gerade deshalb lässt sich an den eigenen Unterlagen etwas feststellen, das das Marketing nicht sagt.

• Produktionsserver in Frankfurt, Backups in Falkenstein. Die Datenschutzerklärung (Stand 17. Juni 2026) nennt die Dienstleister namentlich: Hosting über die BLUEEND AG in Wiesbaden, Rechenzentrum der rh-tec Business GmbH in Frankfurt am Main, Remote-Backups bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. Dass Anbieter ihre Rechenzentren so konkret benennen, ist die Ausnahme – FastBill nennt seinen Hosting-Dienstleister gar nicht.
• Der AV-Vertrag ist Vertragsbestandteil, aber du musst ihn im Konto annehmen. Die AGB (Stand 15. September 2026) sagen in Ziffer 16.5: „Die Allgemeinen Auftragsverarbeitungsbedingungen (AVB) werden Bestandteil dieses Vertrags.“ Annehmen, speichern und einsehen kannst du sie unter Einstellungen → Vertrag und Konto. Ein öffentlich abrufbares AVV-Dokument gibt es nicht; wenn du es für deine Dokumentation brauchst, lade es dort herunter.
• Belegbilder werden in die Niederlande übertragen. Das ist der Satz, den man kennen sollte. Die Datenschutzerklärung sagt unter „Auszifferung von Belegdaten“: Papierkram nutzt den Dienst „DocHorizon“ der Klippa App B.V. in Groningen, „um Belegdaten aus Belegbildern zu extrahieren“, auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Die Bilder werden dort „nicht dauerhaft sondern nur für den Zweck der Auszifferung“ gespeichert. Die Niederlande sind EU – datenschutzrechtlich unproblematisch. Die Marketingseite formuliert aber absoluter als die Rechtslage: Dort steht, die Daten „liegen nicht auf Servern ausserhalb von Deutschland oder gar der EU“. Für die Belegauszifferung gilt der erste Halbsatz nicht.
• Zwei Dienste in den USA. Postmark (AC PM LLC, Philadelphia) für Transaktionsmails, Speicherdauer 45 Tage, und New Relic für Monitoring („anonymisierte Nutzungsdaten, Fehlerprofile und Performance-Daten … Detaillierte Logdaten werden nicht übermittelt“). Papierkram stützt beide auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework – also nicht auf Standardvertragsklauseln. Das ist die aktuell richtige Grundlage; sie ist allerdings seit Jahren Gegenstand von Klagen, und wer das in seiner eigenen Dokumentation führt, sollte sie im Blick behalten.
• Eigene Sicherheitsmaßnahmen, benannt. Getrennte Datenbank pro Kundenkonto, Supportzugriff nur nach ausdrücklicher, zeitlich begrenzter Freigabe durch dich und nur aus dem Firmennetz, protokolliert; E-Mail-Code bei unbekanntem Gerät; Sperre nach zehn Fehlversuchen; OAuth 2.0 für die API. Dazu „TÜVit-zertifizierte Rechenzentren mit Standort Deutschland“ und ein PCI-DSS-Nachweis. Eine ISO-27001-Zertifizierung der Software selbst nennt Papierkram nicht.

Zur KI: Papierkram unterscheidet selbst zwei Mechanismen. MagicSuggest liest strukturierte Daten aus E-Rechnungen und maschinenlesbaren PDFs – ohne KI. MagicSuggest+ greift nur dort, „bei denen strukturierte Daten fehlen“, also bei Fotos und Scans, und ist ausdrücklich standardmäßig deaktiviert: „Die Funktion ist zunächst deaktiviert.“ Du schaltest sie selbst ein. Das ist für eine Risikoabwägung nach Art. 32 DSGVO ein guter Ausgangspunkt, weil du den Datenfluss aktiv auslöst und nicht umgekehrt abschalten musst. Welcher KI-Anbieter dahintersteht und wo gerechnet wird, sagt Papierkram allerdings nicht; dass es Klippa ist, liegt nahe, steht aber nirgends. Ob Kundendaten zum Modelltraining genutzt werden, wird ebenfalls nicht beantwortet – Papierkram stellt diese Frage im eigenen Blog als Prüfkriterium für Software auf, ohne sie für sich selbst zu beantworten. Was das für dich generell bedeutet, steht in unserem Beitrag zur DSGVO für Selbstständige.

Rechtsträger ist die odacer finanzsoftware GmbH, Konrad-Adenauer-Ring 13, 65187 Wiesbaden, Amtsgericht Wiesbaden HRB 24735. Es gibt einen externen Datenschutzbeauftragten mit Namen und Anschrift. Verträge schließt Papierkram laut AGB ausdrücklich nur mit Unternehmern und Freiberuflern, nicht mit Verbrauchern.

Finanzamt: Export, Aufbewahrung und eine Klausel, die man kennen muss

Der Export ist auf dem Papier vorbildlich. Papierkram schreibt in der Hilfe: „Wir sind der Meinung, dass die Daten einer Buchhaltung dem Nutzer gehören, daher gibt es bei Papierkram keine Einschränkungen hinsichtlich der exportierbaren Daten“. Du bekommst alle angelegten Daten als CSV, die Dokumente als PDF, dazu Logo und Posteingang. Zwei praktische Grenzen: Ein Export ist „immer auf ein Jahr begrenzt“ – für fünf Geschäftsjahre brauchst du fünf Exporte –, und fertige Exporte werden nur sieben Tage vorgehalten.

Die AGB sind an derselben Stelle nüchterner als die Hilfeseite. Ziffer 14.1: „Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten vor Vertragsende eigenständig mithilfe der im Service vorgesehenen Exportfunktion zu sichern. Ein Anspruch auf Herausgabe der Daten in einem bestimmten Format oder auf eine darüberhinausgehende Datenbereitstellung, insbesondere durch gesonderte Zurverfügungstellung, Datenträgerüberlassung oder Datenbank-Dump, besteht nicht.“ Mit Wirksamwerden der Beendigung endet der Zugriff. Es gibt also – anders als bei FastBill – keine Nachfrist von drei Monaten, in der der Support dich noch einmal hereinlässt. Exportieren heißt hier: vorher.

Und eine Klausel, die genau den Gratis-Nutzer trifft, der Papierkram als Archiv benutzt: Nach Ziffer 14.3 darf eine kostenfreie Version, die länger als sechs Monate nicht genutzt wurde, nach Ankündigung mit 30 Tagen Frist deaktiviert und datenschutzkonform gelöscht werden. „Eine Wiederherstellung der Daten ist nach Löschung ausgeschlossen.“ Deine Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 1 AO und § 257 HGB läuft dagegen zehn Jahre. Wenn du den Gratis-Tarif für ein abgeschlossenes Geschäftsjahr stehen lässt und dich ein halbes Jahr nicht einloggst, ist das kein Archiv – es ist ein Konto mit Ablaufdatum. Papierkram sagt es in Ziffer 8.4 sogar selbst: „Er ist verpflichtet, regelmäßige Sicherungskopien seiner Daten außerhalb der Software anzufertigen.“

Für wen lohnt sich welcher Tarif?

• Du rechnest nach Stunden ab und willst nichts zahlen: Free, 0 €. Kein anderer Anbieter in diesem Feld gibt dir Zeiterfassung und unbegrenzte Rechnungen für null Euro. Du lebst mit dem Papierkram-Logo im PDF und ohne GoBD-Zertifizierung, und du exportierst mindestens zweimal im Jahr auf deine eigene Festplatte.
• Dein Dokument muss repräsentieren oder du brauchst XRechnung: S, 15,90 €. Das Logo verschwindet, ZUGFeRD und XRechnung kommen dazu, EÜR und UStVA ebenfalls. Vergleiche hier aber ehrlich: Lexware Office bringt dieselben Funktionen – EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung – ab 21,90 €, und FastBill kann E-Rechnungen ab 10 €, dafür ohne EÜR.
• Ein Zweiter arbeitet mit: M, 29,90 €. In S sind zusätzliche Nutzer nicht zubuchbar. Das ist kein Preisunterschied, das ist eine Tarifgrenze – der Sprung von 15,90 € auf 29,90 € ist unvermeidlich, sobald jemand mitarbeiten soll.
• Mehr als fünf Köpfe: L, 59,90 €. Für Freiberufler und Kleinunternehmer in der Regel nicht.
• Du scannst viel per Handy und willst Automatik: mindestens M, 29,90 €. MagicSuggest+ ist in S auf 15 Belege im Kalendermonat begrenzt. Wer vierzig Quittungen im Monat fotografiert, ist bei 15 nach einer Woche durch.

Was wir nicht abschließend klären konnten

• Wo die Server tatsächlich stehen. Die Datenschutzerklärung (Stand 17.06.2026) nennt Frankfurt und Falkenstein, die Sicherheits-Landingpage nennt Frankfurt und Hamburg. Wir halten die Datenschutzerklärung für die maßgebliche Quelle, aber der Widerspruch stammt vom Anbieter und wir können ihn nicht auflösen.
• Welcher Dienstleister die Bankumsätze abruft. Die Datenschutzerklärung nennt die Tink Germany GmbH in München, ein Blogbeitrag vom 2. Oktober 2026 nennt stattdessen finAPI. Beide sind in Deutschland lizenziert, aber es sind zwei verschiedene Unternehmen.
• Wer hinter MagicSuggest+ steht. Dass es Klippa ist, steht nirgends – die Klippa-Angabe findet sich nur im Abschnitt „Auszifferung von Belegdaten“, ohne Verknüpfung zur KI-Funktion.
• Ob Kundendaten ins Modelltraining gehen. Nicht beantwortet.
• Ob es eine Testphase gibt. Die Preisseite kennt nur den Gratis-Tarif, ein Blogbeitrag wirbt mit „15 Tage lang kostenlos“. Wir haben keine Tarifseite gefunden, die eine Testphase ausweist, und drucken deshalb keine Dauer.
• Das GoBD-Zertifikat selbst. Es gibt ein Signet und die Aussage, PKF habe „uneingeschränkt zertifiziert“, aber kein abrufbares Zertifikat mit Datum und Prüfungsumfang.

Häufige Fragen

Was kostet Papierkram pro Monat?

0 € (Free), 15,90 € (S), 29,90 € (M) oder 59,90 € (L) netto. Im Jahrespaket 12,90 €, 24,90 € beziehungsweise 49,90 € pro Monat. Diese Preise gelten seit Anfang Oktober 2026 und liegen rund 23 Prozent über den vorherigen.

Ist Papierkram wirklich dauerhaft kostenlos?

Ja, der Free-Tarif ist kein Test. Du schreibst unbegrenzt viele Rechnungen, hast ein Kassenbuch und eine Zeiterfassung. Bezahlt wird mit dem Papierkram-Logo auf deinen Dokumenten, 100 MB Speicher und dem Verzicht auf XRechnung, Bankabruf, EÜR und UStVA. Beachte außerdem: Ein kostenfreies Konto, das sechs Monate ungenutzt bleibt, darf nach 30-tägiger Ankündigung gelöscht werden.

Hat Papierkram eine Zeiterfassung?

Ja, im Browser, und sie ist schon im Gratis-Tarif enthalten. Das ist in diesem Vergleichsfeld einmalig: sevdesk und Lexware Office haben keine, FastBill hat eine ab 10 € monatlich.

Kann Papierkram XRechnung und ZUGFeRD?

Ab Tarif S, also ab 15,90 € netto. Der Gratis-Tarif kann nur einfache E-Rechnungen, nicht die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Ist Papierkram GoBD-zertifiziert?

Die Abo-Versionen ja – laut Anbieter durch das Netzwerk PKF „uneingeschränkt zertifiziert“. Der Gratis-Tarif ist von dieser Zertifizierung ausdrücklich nicht erfasst. Verantwortlich für eine ordnungsgemäße Buchführung bleibst in jedem Fall du, nicht die Software.

Wo liegen meine Daten bei Papierkram?

Produktionsserver in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Remote-Backups in Falkenstein. Für die automatische Auslesung von Belegbildern werden diese an einen Dienstleister in den Niederlanden übertragen und dort nur für den Zweck der Auszifferung gespeichert. Transaktionsmails und Monitoring laufen über zwei US-Dienste auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Framework.

Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026: Preisseite von Papierkram (papierkram.de/preise) inklusive Tarifvergleichstabelle und Umschalter Monats-/Jahrespaket, die Seite zur GoBD-Zertifizierung, die Sicherheitsseite, die Datenschutzerklärung (Stand 17.06.2026), die AGB (Stand 15.09.2026), das Impressum, die Hilfeseiten zu Datenexport und Einstellungen sowie der Blogbeitrag zu MagicSuggest. Preisvergleich mit eigener Notiz vom 29. September 2026. Nettopreise. Vergleichswerte zu sevdesk, Lexware Office und FastBill von den jeweiligen Preisseiten, gleicher Stand.