FastBill 2026: Preise, Tarife und das Mahnwesen-Add-on

Kurze Antwort: FastBill kostet 10 €, 15 €, 30 € oder ab 59 € netto pro Monat. Es gibt keinen Gratis-Tarif, nur 14 Tage Test. Die E-Rechnung ist in jedem Tarif enthalten – das vollautomatische Mahnwesen dagegen in keinem außer Premium, es kostet ab 4,90 € extra. Der günstigste Tarif, mit dem du Rechnungen schreibst und automatisch mahnst, kostet deshalb nicht 10 €, sondern mindestens 14,90 € netto. Gehostet wird in Deutschland.

Diese Analyse beruht auf den öffentlichen Angaben des Anbieters, geprüft am 12. Oktober 2026 – kein Praxistest. Wo wir etwas nicht belegen können, steht es weiter unten ausdrücklich.

Was kostet FastBill 2026?

FastBill hat vier Tarife. Die zweite Zahl ist der Monatspreis bei jährlicher Abbuchung, der Anbieter bewirbt ihn mit „Jetzt 10 % sparen“. Alle Beträge sind Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer.

Tarif	Monatlich	Jährlich	Benutzer inklusive	Bankkonten
Solo	10,00 €	9,00 €	1	1
Plus	15,00 €	14,00 €	1	5
Pro	30,00 €	27,00 €	3	unbegrenzt
Premium	ab 59,00 €	ab 53,00 €	5	unbegrenzt

Premium wird nicht direkt gebucht, sondern über „Demo vereinbaren“ verkauft, und der Preis steht ausdrücklich als „ab“-Angabe dort. Was du am Ende zahlst, hängt vom Belegvolumen ab. Dazu gleich mehr.

Es gibt keinen Gratis-Tarif – nur 14 Tage

Das ist der erste harte Unterschied zum Rest des Feldes. sevdesk hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen im Monat, Papierkram hat einen mit unbegrenzt vielen Rechnungen. FastBill hat beides nicht. Der Anbieter schreibt: „Teste FastBill 14 Tage lang kostenlos. Kein Abo, keine Verpflichtung.“ Danach zahlst du oder du hörst auf.

Für jemanden, der gerade startet und im ersten Halbjahr vier Rechnungen schreibt, ist das ein echter Nachteil. Für jemanden, der zwanzig Rechnungen im Monat schreibt, ist es irrelevant – weil die Gratis-Tarife der Konkurrenz an dieser Stelle längst keine Gratis-Tarife mehr sind.

Das vollautomatische Mahnwesen ist ein Add-on – in drei von vier Tarifen

Das ist der Punkt, den die Tarifübersicht leicht übersieht. In der Vergleichstabelle von FastBill steht in der Zeile „Vollautomatisches Mahnwesen“ bei Solo, Plus und Pro jeweils schlicht „Add-on“. Nur bei Premium steht „20 Vorgänge inkl.“. Der Add-on-Preis steht an anderer Stelle: „Automatisches Mahnwesen … Ab 4,90 € mtl.“

Rechne das für den Fall durch, der in der Praxis am häufigsten vorkommt – Einzelperson, will Rechnungen schreiben und will, dass offene Posten von selbst angemahnt werden:

Was du brauchst	Beworbener Preis	Tatsächlicher Preis
Solo + automatisches Mahnwesen	10,00 €	ab 14,90 €
Solo jährlich + automatisches Mahnwesen	9,00 €	ab 13,90 €
Pro + automatisches Mahnwesen	30,00 €	ab 34,90 €

Wichtig für die Einordnung: Zahlungserinnerungen und Mahnungen von Hand verschicken kannst du auch in den kleinen Tarifen. Bezahlpflichtig ist die Automatik – also dass FastBill nach Ablauf einer Frist selbst mahnt, ohne dass du daran denkst. Wenn du zehn Kunden hast, die alle pünktlich zahlen, brauchst du das Add-on nicht. Wenn du es brauchst, dann brauchst du es genau in dem Moment, in dem du keine Zeit hast, dich um Mahnungen zu kümmern – und dann kostet der Einstiegstarif 50 Prozent mehr als beworben.

Die übrigen Add-ons

Add-on	Preis	In welchen Tarifen nötig
Automatisches Mahnwesen	ab 4,90 € mtl.	Solo, Plus, Pro
Zusätzliche Benutzer	5,00 € mtl. pro Nutzer	alle (Solo und Plus enthalten nur 1)
Vollautomatischer Belegimport	ab 9,00 € mtl.	Solo, Plus, Pro (Premium: 5 Portale inkl.)
Zusätzliche Belege	ab 10,00 € mtl.	bei Überschreitung des Kontingents

Bei Premium kommt eine Mengenlogik dazu: Der Tarif enthält laut Anbieter „Vollautomatische Belegverarbeitung 30 Belege inkl.“, und auf der Produktseite zur Buchhaltungsautomatisierung steht, dass „jede weitere Ein- oder Ausgabe … mit 0,40 € berechnet“ wird, rückwirkende Perioden mit 0,80 € pro Beleg. 150 Belege im Monat sind damit 59 € plus 48 € – also mehr als der doppelte Listenpreis. Wenn du über Premium nachdenkst, lass dir diese Rechnung im Demo-Termin für dein eigenes Belegvolumen aufschreiben, bevor du unterschreibst.

E-Rechnung in allen Tarifen – das ist nicht selbstverständlich

Hier ist FastBill ungewöhnlich großzügig, und zwar genau an der Stelle, an der es ab 2025 im B2B-Geschäft gesetzlich relevant wird. Der Anbieter schreibt wörtlich: „E-Rechnung in allen Tarifen enthalten“ – erstellen, versenden und empfangen, auch im 10-€-Tarif. Der Vergleich zum Feld:

Anbieter	E-Rechnung erstellen ab	E-Rechnung empfangen ab
FastBill	Solo, 10,00 €	Solo, 10,00 €
sevdesk	Gratis-Tarif, 0 €	Buchhaltung, 25,90 €
Lexware Office	M, 12,90 €	S, 7,90 €
Papierkram	S, 15,90 € (ZUGFeRD/XRechnung)	nicht geprüft

Wer eingehende strukturierte Rechnungen verarbeiten muss und sonst nichts weiter braucht, zahlt bei FastBill 10 € und bei sevdesk 25,90 €. Das ist der stärkste Einzelpunkt für FastBill in diesem Vergleich.

Was FastBill mit deinen Daten macht

Du bist bei einer Buchhaltungssoftware Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, und der Anbieter ist dein Auftragsverarbeiter. Das heißt praktisch: Du brauchst einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und zwar bevor die ersten Kundendaten drin sind. Was wir belegen können:

• Serverstandort Deutschland. Im Support-Center steht: „Alle Daten werden auf FastBill Servern bei einem cloudbasierten Hosting-Dienstleister in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert.“ Welcher Dienstleister das ist und in welcher Stadt das Rechenzentrum steht, nennt FastBill nicht.
• Den AV-Vertrag gibt es, aber nur im eingeloggten Konto. Es existiert keine öffentlich abrufbare AVV-Seite. Du schließt den Vertrag in den Einstellungen unter „Stammdaten“ ab; laut Anbieter genügt die digitale Zustimmung, danach kannst du ihn herunterladen. Er ist nicht automatisch Teil der AGB – die AGB (Stand 02.11.2022) verweisen nur auf die Datenschutzerklärung. Wenn du den Haken nicht gesetzt hast, hast du keinen AV-Vertrag.
• Keine Liste der Unterauftragsverarbeiter. FastBill veröffentlicht nicht, welche Dienstleister an der Produktinfrastruktur beteiligt sind. Die Datenschutzerklärung listet nur Website- und Marketing-Dienste. Die AGB behalten sich Subunternehmer abstrakt vor.
• Die Datenschutzerklärung ist inhaltlich veraltet. Sie stützt Drittlandsübermittlungen an einzelne Dienste noch auf das „EU-US Privacy Shield“, das seit dem Urteil des EuGH von 2020 keine Grundlage mehr ist. Das ist ein Dokumentationsmangel beim Anbieter, kein Beweis für unsichere Verarbeitung – aber wenn du diese Erklärung als Nachweis in deine eigene Dokumentation legst, legst du einen veralteten Beleg ab.
• Keine Zertifizierung nachgewiesen. FastBill schreibt „DSGVO-konform“ und „GoBD-konform“, nennt aber auf keiner eigenen Seite eine ISO-27001-, TÜV- oder IDW-PS-880-Zertifizierung. Drittseiten behaupten teils ein ISO-27001-Zertifikat; vom Anbieter selbst ist es nicht belegt.

Zur automatischen Belegerkennung sagt FastBill: „FastBill erkennt Texte und Metadaten deiner Belege und lernt bei der Kategorisierung mit.“ Das Wort KI benutzt der Anbieter dabei nicht. Wo diese Verarbeitung stattfindet, steht nirgends – die einzige Ortsaussage ist der pauschale Satz „Deine Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt unsere Server oder die unserer Partner“. Bei der Premium-Belegverarbeitung sehen laut Anbieter auch Menschen die Belege: „Unsere Mitarbeiter sind speziell für den Umgang mit vertraulichen Dokumente geschult. Sie haben alle eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet.“ Wenn deine Belege Gesundheits-, Mandanten- oder Personaldaten enthalten, ist das ein Punkt, den du in deiner eigenen Risikoabwägung nach Art. 32 DSGVO stehen haben solltest. Was das für dich generell bedeutet, steht in unserem Beitrag zur DSGVO für Selbstständige.

Rechtsträger ist die FastBill GmbH, Brüsseler Str. 1-3, 60327 Frankfurt am Main, Amtsgericht Frankfurt HRB 109200. Ein Datenschutzbeauftragter ist benannt. Das ist eine deutsche GmbH mit deutschem Handelsregister – im Streitfall ist der Gerichtsstand nicht in Irland oder Delaware.

Finanzamt: was FastBill liefert und was es ausdrücklich nicht übernimmt

Beim Export ist FastBill gut aufgestellt: PDF, ZIP, XLS und CSV, dazu ein Rechnungs- und Belegexport im DATEV-XML-Format, ein SEPA-XML-Export für Lastschriften und ein eigener Steuerberater-Export. Wer einen Steuerberater hat, kann ihm damit etwas geben, das er einlesen kann.

Bei der Aufbewahrung musst du dagegen genau lesen. Die AGB sagen in Ziffer 7.5: „Die Einhaltung steuerlicher Aufbewahrungsfristen obliegt allein dem Kunden.“ Und weiter: „Der Anbieter übernimmt mit der technischen Bereitstellung des Speicherplatzes keinerlei gesetzliche, insbesondere keine steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für den Kunden.“ Auf der Produktseite steht gleichzeitig „bewahren sie entsprechend der gesetzlichen Fristen für dich auf“. Beides lässt sich vereinbaren – die Software archiviert, die Pflicht bleibt bei dir – aber die Marketingformulierung klingt entlastender, als die AGB es sind.

Die Frist, die du dir merken musst, ist eine andere: Nach AGB-Ziffer 13.8 werden deine Inhalte drei Monate nach Vertragsende gelöscht. Innerhalb dieser drei Monate kann der Support das Konto noch einmal für vier Tage freischalten, damit du exportieren kannst. Deine steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO läuft aber zehn Jahre. Das heißt: Wenn du kündigst, ist der Export kein optionaler Komfort, sondern die Handlung, ohne die du in drei Monaten eine Lücke in deiner Buchführung hast. Lade alles herunter, bevor du kündigst, nicht danach.

Zur GoBD: FastBill sagt „GoBD-konform“, hat aber – anders als Papierkram – keine Zertifizierung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft veröffentlicht. Für dich ändert das wenig, denn GoBD-konform wird eine Buchführung erst durch deine Verfahrensdokumentation, und die schreibt dir keine Software.

Für wen lohnt sich welcher Tarif?

• Du musst eingehende E-Rechnungen verarbeiten und willst nicht 25,90 € zahlen: Solo, 10,00 €. Das ist der günstigste Tarif im getesteten Feld, der E-Rechnungen sowohl erstellen als auch empfangen kann. Dafür allein lohnt FastBill.
• Du hast mehrere Geschäftskonten: Plus, 15,00 €. Solo erlaubt genau ein Bankkonto und eine Rechnungsvorlage. Wenn du ein Geschäfts- und ein Unterkonto hast, oder zwei Marken mit zwei Layouts, ist Solo zu eng – und zwar sofort, nicht irgendwann.
• Offene Posten sind dein Problem: Solo oder Plus plus Mahnwesen-Add-on, ab 14,90 €. Rechne mit dem Add-on, nicht mit dem Listenpreis. Bei dieser Summe lohnt der Blick auf Lexware Office, wo Mahnungen ab 12,90 € im Tarif stecken.
• Ihr seid zwei oder drei: Pro, 30,00 €. Pro enthält drei Benutzer. Zwei Benutzer in Plus kosten 15 + 5 = 20 €, drei kosten 25 € – Pro lohnt also erst ab dem vierten Kopf wirklich, aber es bringt zusätzlich unbegrenzte Bankkonten.
• Du willst gar nichts selbst erfassen: Premium, ab 59,00 €. Nur mit vorher durchgerechnetem Belegvolumen. Bei 0,40 € je Beleg über 30 kippt die Rechnung schnell.
• Du startest gerade und schreibst drei Rechnungen im Quartal: keiner. Nimm den Gratis-Tarif von sevdesk oder von Papierkram und komm wieder, wenn Volumen da ist. 120 € im Jahr für vier Rechnungen sind nicht zu verteidigen.

Was wir nicht abschließend klären konnten

• Was „ab 4,90 €“ beim Mahnwesen nach oben hin bedeutet. FastBill nennt einen Einstiegspreis, aber keine Staffel. Ob der Preis mit der Zahl der Mahnvorgänge steigt und ab wann, steht nicht auf der Preisseite. Frag das vor Abschluss im Support nach.
• Was Premium konkret kostet. Der Preis ist eine „ab“-Angabe und wird im Demo-Termin gemacht. Eine Preisliste gibt es nicht.
• Wo die Belegerkennung rechnet. FastBill nennt keinen Dienstleister und keinen Verarbeitungsort für die Texterkennung. Wenn du in deiner Verarbeitungsdokumentation einen Ort brauchst, musst du ihn erfragen.
• Ob es eine Obergrenze für Rechnungen oder Belege in Solo, Plus und Pro gibt. Das Add-on „Zusätzliche Belege“ legt eine Grenze nahe, die Preisseite nennt sie nicht.
• Ob FastBill Teil einer Konzerngruppe ist. Der Anbieter nennt auf eigenen Seiten keine Muttergesellschaft.

Häufige Fragen

Was kostet FastBill pro Monat?

10 € (Solo), 15 € (Plus), 30 € (Pro) oder ab 59 € (Premium), netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Bei jährlicher Abbuchung 9, 14, 27 beziehungsweise ab 53 € pro Monat. Rechne Add-ons dazu: automatisches Mahnwesen ab 4,90 €, zusätzliche Benutzer 5 € pro Kopf.

Hat FastBill einen kostenlosen Tarif?

Nein. Es gibt 14 Tage kostenlosen Test ohne Abo, danach ist jeder Tarif bezahlpflichtig. Dauerhaft kostenlose Tarife haben in diesem Feld sevdesk (drei Rechnungen im Monat) und Papierkram (unbegrenzt Rechnungen, aber mit Anbieterlogo im Dokument).

Kann FastBill E-Rechnungen erstellen und empfangen?

Ja, und zwar laut Anbieter in allen vier Tarifen – erstellen, versenden und empfangen. Das ist in diesem Feld der günstigste Einstieg in den Empfang strukturierter Rechnungen: 10 € gegen 25,90 € bei sevdesk.

Ist das Mahnwesen bei FastBill enthalten?

Mahnungen von Hand ja, die Automatik nein. „Vollautomatisches Mahnwesen“ ist in Solo, Plus und Pro ein Add-on ab 4,90 € monatlich. Nur Premium enthält es, begrenzt auf 20 Vorgänge.

Wo liegen die Daten bei FastBill?

Laut Anbieter in einem Rechenzentrum in Deutschland, bei einem nicht namentlich genannten Hosting-Dienstleister. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO musst du selbst im eingeloggten Konto abschließen; er ist nicht automatisch Teil der AGB.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Sie werden drei Monate nach Vertragsende gelöscht. Innerhalb dieser Frist kann der Support den Zugang noch für vier Tage freischalten. Deine Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO läuft zehn Jahre – exportiere also vor der Kündigung.

Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026: Preisseite von FastBill (fastbill.com/preise) inklusive Tarifvergleichstabelle und Add-on-Kacheln, die Seite zur Buchhaltungsautomatisierung, die AGB (Stand 02.11.2022), die Datenschutzerklärung, das Impressum sowie die Support-Artikel zum Ort der Datenspeicherung, zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und zu Kündigungsfristen. Nettopreise. Vergleichswerte zu sevdesk, Lexware Office und Papierkram von den jeweiligen Preisseiten, gleicher Stand.