Stundensatz berechnen als Freiberufler: die Rechnung, die 35 Prozent der Stunden streicht

Grundlage dieses Beitrags: eine Rechnung, keine Statistik. Wir zitieren bewusst keine Branchenzahlen zu „durchschnittlichen Stundensätzen“ – solche Werte kursieren viel, belastbar belegen lassen sie sich selten. Was hier steht, ist ein Modell mit sichtbaren Annahmen, die du ersetzen sollst. Mehr dazu in unserer Methodik.

Schritt 1: Wie viele Stunden kannst du überhaupt verkaufen?

Hier fängt jede falsche Kalkulation an. Die Rechnung „40 Stunden mal 46 Wochen“ ergibt 1.840 Stunden und ist für einen Selbstständigen Fiktion.

Rund 1.200 statt 1.840 Stunden. Das sind 35 Prozent weniger als die naive Rechnung, und wer mit der naiven Rechnung seinen Satz bestimmt, arbeitet ein gutes Drittel unter Wert. Wenn du mit mehreren kleinen Kunden arbeitest, liegt der Akquise-Anteil eher höher; wenn du einen Jahresvertrag hast, deutlich niedriger. Das ist der Punkt, an dem Messen schlägt Schätzen.

Schritt 2: Was musst du im Jahr verdienen?

Nicht „was will ich verdienen“, sondern „was muss am Ende übrig bleiben, damit es reicht“. Vier Blöcke, und drei davon vergisst man gern:

• Dein Lebensunterhalt – das, was bei einem Angestellten netto auf dem Konto landet.
• Kranken- und Pflegeversicherung – als Selbstständiger trägst du den vollen Beitrag, nicht die Hälfte. Die genauen Sätze hängen von Kasse, Status und Einkommen ab; setz deinen eigenen Wert ein.
• Altersvorsorge – es zahlt niemand mit ein. Was du hier nicht einplanst, fehlt später vollständig.
• Steuern und Rücklage – Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer, und eine Rücklage für Nachzahlungen und auftragsschwache Monate.

Dazu die Betriebsausgaben: Software, Hardware, Büro, Versicherungen, Fachliteratur, Fahrtkosten. Die kannst du absetzen, aber vorstrecken musst du sie trotzdem, und im Stundensatz müssen sie drin sein.

Schritt 3: Die Division – und die Probe

Jahresbedarf geteilt durch fakturierbare Stunden ergibt deinen Mindest-Stundensatz netto. Ein Beispiel mit runden Zahlen, damit die Mechanik sichtbar wird:

24 Euro Unterschied pro Stunde, bei identischem Bedarf. Das ist keine Verhandlungsfrage, sondern ein Rechenfehler – und zwar der häufigste in dieser Branche.

Warum die Rechnung ohne Zeiterfassung nicht ehrlich wird

Die beiden Stellschrauben der Rechnung sind der Jahresbedarf und die fakturierbaren Stunden. Den Bedarf kennst du. Die Stunden schätzt du – und zwar in aller Regel zu optimistisch, weil die Zeit, die nicht in Rechnung geht, auch nicht auffällt.

Deshalb lautet der praktische Rat nicht „tracke deine Projekte“, sondern: tracke auch alles, was du nicht abrechnest. Leg dir Projekte an für Akquise, Angebotsschreiben, Buchhaltung, Weiterbildung und interne Verwaltung. Nach drei Monaten hast du keine Annahme mehr, sondern eine Zahl – und mit der rechnest du neu.

Welche Werkzeuge dafür taugen und was ihre Gratis-Tarife weglassen, steht im Überblick zur Zeiterfassung. Für diesen Zweck reicht jedes von ihnen; es geht nicht um Funktionen, sondern darum, dass du drei Monate lang konsequent auf einen Knopf drückst.

Vier Fehler, die den Satz drücken

1. Mit dem alten Bruttogehalt rechnen. Dein früheres Bruttogehalt enthält den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung nicht. Als Selbstständiger zahlst du beide Hälften – wer das Brutto eins zu eins übernimmt, hat sich bereits unter Wert verkauft, bevor er die Stunden falsch schätzt.
2. Urlaub und Krankheit nicht einpreisen. Sechs Wochen Urlaub kosten dich als Angestellter nichts und als Selbstständiger rund 240 Arbeitsstunden Umsatz. Sie müssen in den Satz der übrigen Stunden hinein.
3. Rabatte auf den Stundensatz geben statt auf den Umfang. Wer zehn Prozent nachlässt, verschenkt zehn Prozent der Marge, nicht des Umsatzes – weil die Kosten gleich bleiben. Besser ist, den Leistungsumfang zu verkleinern.
4. Den Satz nie anfassen. Preise, Versicherungsbeiträge und Software werden jedes Jahr teurer. Ein Stundensatz, der drei Jahre unverändert steht, ist real gesunken.

Was wir nicht liefern können

• Einen „üblichen Stundensatz“ für deine Branche. Solche Zahlen kursieren reichlich, stammen aber meist aus nicht offengelegten Umfragen mit unbekannter Stichprobe. Wir zitieren sie nicht, auch wenn eine Zahl hier bequemer wäre als ein Rechenweg.
• Konkrete Beitragssätze für Kranken- und Pflegeversicherung oder Altersvorsorge. Die hängen von Kasse, Status, Einkommen und Alter ab. Setz deine eigenen ein – die Struktur der Rechnung ändert sich dadurch nicht.
• Eine steuerliche Einordnung. Was du zurücklegen musst, klärst du mit deiner Steuerberatung; wir rechnen hier mit einem Platzhalter.

Häufige Fragen

Wie viele Stunden im Jahr sind realistisch fakturierbar?

Nach unserem Modell rund 1.200 bei einer 40-Stunden-Woche – aber das ist eine Rechnung mit offengelegten Annahmen, keine Messung. Wer einen großen Dauerkunden hat, kommt höher; wer ständig akquiriert, deutlich tiefer. Die einzige Zahl, die zählt, ist deine eigene, und die bekommst du nur durch Messen.

Netto oder brutto – welcher Satz gilt?

Gegenüber Geschäftskunden verhandelst du netto; die Umsatzsteuer kommt obendrauf und ist für den Kunden durchlaufender Posten. Als Kleinunternehmer weist du keine aus – dein Nettosatz ist dann zugleich der Endpreis, und genau deshalb solltest du ihn nicht niedriger ansetzen, nur weil „keine Steuer draufkommt“.

Was, wenn mein Markt den Satz nicht hergibt?

Dann ist die Rechnung trotzdem richtig, und sie sagt dir etwas Unangenehmes, aber Nützliches: Entweder brauchst du mehr fakturierbare Stunden – also weniger Akquise pro Auftrag, längere Mandate –, oder du musst an den Kosten ansetzen, oder das Geschäftsmodell trägt sich in dieser Form nicht. Einen Satz zu nehmen, der die Rechnung nicht deckt, löst keines dieser drei Probleme, es verschiebt sie nur.

Muss ich meine Stunden überhaupt aufzeichnen?

Gesetzlich nicht, solange du niemanden beschäftigst. Rechnest du nach Stunden ab, musst du sie im Streitfall aber beweisen können – und je nach Vertragstyp reicht dafür nicht die bloße Summe. Die Herleitung steht im Überblick zur Zeiterfassung.

Grundlage, Stand 12. Oktober 2026: Die Rechenbeispiele sind eigene Modellrechnungen mit im Text offengelegten Annahmen, keine erhobenen Daten. Der genannte gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € brutto je Zeitstunde gilt seit dem 1. Januar 2026 nach Angabe des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Angaben ohne Gewähr; dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie wir arbeiten, steht in unserer Methodik.