Kurze Antwort: Clockify ist weiterhin die deutlich günstigere der beiden – aber sein Gratis-Tarif ist nicht mehr das, was in den meisten Vergleichen steht. Er ist inzwischen auf fünf Nutzer begrenzt, und mehrere Funktionen rund ums Abrechnen sind in die Bezahltarife gewandert. Toggl Tracks Gratis-Tarif erlaubt drei Nutzer. Für Solo-Selbstständige ist die Nutzergrenze dabei die unwichtigste der Änderungen – der eigentliche Haken liegt woanders.
Grundlage: Tarifseiten von Clockify und Toggl Track, geprüft am 29. September 2026. Kein eigener Langzeittest – wo wir Werkzeuge selbst über Monate betrieben haben, steht das ausdrücklich im Artikel.
Was sich 2026 bei Clockify geändert hat
Clockify war fast zehn Jahre lang das Werkzeug mit dem großzügigsten Gratis-Tarif am Markt: unbegrenzt viele Nutzer, fast alle Funktionen inklusive. Das ist vorbei. Der kostenlose Tarif ist jetzt auf fünf Nutzer gedeckelt, und eine Reihe von Funktionen steht nur noch in den Bezahltarifen zur Verfügung.
Laut der aktuellen Tarifseite fehlen dem Gratis-Tarif unter anderem: Budgets und Schätzungen, Stundensätze pro Aufgabe, historische Sätze, Arbeitskosten und Gewinn, mehrere Währungen, Zeitschätzungen, anpassbarer Export, Projektvorlagen, Zeitprüfung und der Import bestehender Zeiten.
Das ist deshalb erwähnenswert, weil nahezu jeder deutschsprachige Vergleich, den man 2026 findet, Clockify weiterhin mit „unbegrenzt viele Nutzer kostenlos“ führt. Diese Artikel sind schlicht älter als die Änderung. Im Clockify-Community-Forum läuft dazu ein Thread mit dem Titel „Death of the free plan“.
Der Punkt, der Freiberufler wirklich trifft
Wenn du allein arbeitest, ist die Nutzergrenze irrelevant – fünf oder drei Plätze, du brauchst einen. Entscheidend ist, welche Funktionen weggefallen sind: Es sind ausgerechnet die, mit denen man Zeit in Geld umrechnet. Budgets, Stundensätze pro Aufgabe, historische Sätze, Arbeitskosten und Gewinn.
Die Schlagzeile „Clockify begrenzt den Gratis-Tarif auf fünf Nutzer“ beschreibt also eine Einschränkung, die dich nicht betrifft, und verschweigt die, die dich betrifft. Wer Clockify kostenlos zum Erfassen und Abrechnen genutzt hat, verliert die zweite Hälfte.
Was die Gratis-Tarife heute enthalten
| Clockify Free | Toggl Track Free | |
|---|---|---|
| Nutzer | bis 5 | bis 3 |
| Zeiterfassung | unbegrenzt, Timer und Timesheet | Timer und manuelle Einträge |
| Automatik | Auto-Tracker, Pomodoro, Idle-Erkennung | Fokus-Modus |
| Kalender | enthalten | Google und Outlook |
| Apps | Mobil und Desktop | enthalten |
| Berichte | enthalten | auf persönlicher Ebene |
| Budgets, Sätze, Gewinn | nicht mehr enthalten | nicht enthalten |
Clockify bleibt auf dem Papier der reichhaltigere Gratis-Tarif – Auto-Tracker, Pomodoro und Idle-Erkennung hat Toggl dort nicht. Nur eben ohne die Abrechnungsfunktionen.
Was kosten die Bezahltarife?
Beide rechnen in US-Dollar, pro Nutzer und Monat. Der niedrigere Wert gilt bei Jahreszahlung.
| Clockify | jährlich / monatlich | Toggl Track | jährlich / monatlich |
|---|---|---|---|
| Basic | 3,99 $ / 4,99 $ | Starter | 9 $ / 12 $ |
| Standard | 5,49 $ / 6,99 $ | Premium | 16 $ / 24 $ |
| Pro | 7,99 $ / 9,99 $ | Enterprise | auf Anfrage |
| Enterprise | 11,99 $ / 14,99 $ | – | – |
Für eine Einzelperson ist der Abstand erheblich: Clockify Basic kostet bei Jahreszahlung weniger als die Hälfte von Toggl Starter. Dafür gilt Toggls Ruf als das rundere Produkt – die Oberfläche, die Berichte und die Browser-Erweiterung, mit der sich ein Timer aus anderen Anwendungen heraus starten lässt, werden regelmäßig besser bewertet.
Die Nebenwirkung für deutsche Kleinunternehmer
Hier wird es für deutsche Selbstständige interessant, und dieser Punkt fehlt in jedem englischsprachigen Vergleich: Beide Anbieter sitzen im Ausland. Toggl Track wird von einem estnischen Unternehmen betrieben, Clockify laut eigener Seite von CAKE.com Inc.
Beziehst du als Unternehmer eine sonstige Leistung von einem im Ausland ansässigen Unternehmen, greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG: Nicht der Anbieter, sondern du schuldest die deutsche Umsatzsteuer. Für regelbesteuerte Unternehmen ist das ein durchlaufender Posten – du meldest sie an und ziehst sie zugleich als Vorsteuer ab.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist es das nicht. Die Steuerschuldnerschaft trifft dich genauso, aber du darfst die Steuer nicht als Vorsteuer abziehen. Zwei Folgen:
- Das Abo kostet dich 19 % mehr, als auf der Preisseite steht. Aus Clockify Basic für 3,99 $ werden rechnerisch 4,75 $, aus Toggl Starter für 9 $ werden 10,71 $.
- Du musst dafür Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben – obwohl du davon sonst befreit bist. Für EU-Leistungen brauchst du außerdem eine USt-IdNr.
Das ist kein Grund, auf ausländische Software zu verzichten – aber es ist ein Grund, es zu wissen, bevor der erste Bescheid kommt. Wer bisher ausschließlich den Gratis-Tarif genutzt hat, löst mit dem Wechsel auf einen Bezahltarif eine Meldepflicht aus, die er vorher nicht hatte. Was die Kleinunternehmerregelung sonst noch mit sich bringt, steht in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
Ein deutscher oder EU-Anbieter mit Rechnungsstellung in Euro und ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer erspart dir diesen Weg. Ob dir das den Aufpreis wert ist, hängt davon ab, wie viel dir die Funktionen bedeuten.
Welches passt zu wem?
- Du erfasst nur Zeit, ohne abzurechnen: Clockify Free. Trotz der Kürzungen der großzügigere der beiden Gratis-Tarife.
- Du rechnest Stunden mit Kunden ab und willst nichts zahlen: Das geht seit 2026 bei keinem der beiden mehr sauber. Entweder Clockify Basic für 3,99 $ oder ein Tabellenblatt.
- Du willst das rundere Produkt und zahlst dafür: Toggl Track Starter.
- Ihr seid ein kleines Team bis fünf Personen ohne Abrechnungsbedarf: Clockify Free – hier ist der Unterschied zu Toggls drei Plätzen echtes Geld wert.
Was dieser Vergleich nicht beantwortet
- Wie sich beide im Alltag anfühlen. Ob ein Timer nach drei Monaten noch verlässlich läuft, ob die App Einträge verliert, wie gut die Synchronisierung zwischen Handy und Rechner arbeitet – das steht in keiner Funktionsliste.
- Wie die Anbieter Datenschutz regeln. Wir haben die Auftragsverarbeitungsverträge beider Anbieter nicht geprüft. Bei einem Anbieter außerhalb der EU ist das der Punkt, den du vor einer Entscheidung selbst lesen solltest.
- Ob Clockify weiter kürzt. Der Gratis-Tarif war fast zehn Jahre stabil und wurde 2026 spürbar beschnitten. Ob das eine einmalige Anpassung war, wissen wir nicht.
Häufige Fragen
Ist Clockify noch kostenlos?
Ja, aber eingeschränkter als früher. Der Gratis-Tarif ist auf fünf Nutzer begrenzt, und Funktionen wie Budgets, Stundensätze pro Aufgabe, historische Sätze sowie Arbeitskosten und Gewinn stehen nur noch in den Bezahltarifen zur Verfügung.
Wie viele Nutzer erlaubt der Gratis-Tarif von Toggl Track?
Drei. Enthalten sind Timer und manuelle Einträge, Fokus-Modus, Aufgaben und Boards, Kalenderanbindung an Google und Outlook sowie Berichte auf persönlicher Ebene.
Welches ist günstiger?
Clockify, deutlich. Der Einstiegstarif Basic kostet 3,99 $ pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, Toggl Track Starter 9 $. Für deutsche Kleinunternehmer kommen auf beide Beträge 19 % Umsatzsteuer über das Reverse-Charge-Verfahren hinzu, die sich nicht als Vorsteuer abziehen lassen.
Muss ich als Kleinunternehmer bei ausländischer Software etwas beachten?
Ja. Du schuldest die deutsche Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst, kannst sie nicht als Vorsteuer abziehen und musst dafür Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, obwohl du davon sonst befreit bist. Bei Anbietern aus dem EU-Ausland brauchst du zusätzlich eine USt-IdNr. Kläre das vor dem Abschluss mit deiner Steuerberatung.
Grundlage und Quellen, geprüft am 29. September 2026: clockify.me/pricing und die Übersicht der Gratis-Tarif-Funktionen von Clockify; toggl.com Tarifseite; Clockify-Community-Forum und Ankündigung der Tarifänderung durch CAKE.com; § 13b und § 19 UStG, § 18 Abs. 4a UStG. Preise in US-Dollar wie vom Anbieter ausgewiesen. Kein eigener Langzeittest.
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