Kurze Antwort: Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich, wenn deine Kunden überwiegend Privatpersonen sind und du kaum Betriebsausgaben hast. Sobald du im B2B arbeitest oder gröber investierst, kostet sie dich bares Geld. Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 19 UStG in neuer Fassung: 25.000 € Vorjahresumsatz, 100.000 € im laufenden Jahr – und deine Umsätze sind seitdem echt steuerfrei statt nur „nicht erhoben“. Das klingt nach Wortklauberei, hat aber drei sehr praktische Folgen, die in vielen Ratgebern bis heute fehlen. Alle Angaben unten haben wir am 29. September 2026 anhand des BMF-Schreibens vom 18. März 2025 geprüft.
Was hat sich zum 1. Januar 2025 geändert?
Fünf Punkte – und die meisten älteren Ratgeber geben mindestens zwei davon noch falsch wieder. Wenn du irgendwo die Zahlen 22.000 € und 50.000 € liest, ist der Text auf dem Stand von 2024.
| bis 31.12.2024 | seit 01.01.2025 | |
|---|---|---|
| Umsatz Vorjahr | 22.000 € (brutto) | 25.000 € (netto) |
| Umsatz laufendes Jahr | 50.000 € voraussichtlich | 100.000 € tatsächlich – harte Grenze |
| Status deiner Umsätze | Steuer wird „nicht erhoben“ | Umsätze sind steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG) |
| Hinweis auf der Rechnung | Hinweis auf § 19 UStG | Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV) |
| USt-Jahreserklärung | Pflicht | entfällt grundsätzlich |
Zur letzten Zeile eine Einschränkung, die wir wichtig finden: Die Jahreserklärung entfällt grundsätzlich. Dein Finanzamt kann sie im Einzelfall trotzdem anfordern – dann musst du sie abgeben.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 genau?
Deine Umsätze sind steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € netto nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 € netto bleibt. Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz – dort gilt allein die Grenze von 25.000 €. Beide Grenzen wirken sofort, nicht erst zum Jahreswechsel.
Genau dieser letzte Punkt wird fast überall unterschlagen. Nicht erst der nächste Auftrag ist steuerpflichtig, sondern schon der, mit dem du die Grenze reißt:
Du stehst Ende Oktober bei 96.000 € Umsatz. Es kommt eine Rechnung über 6.000 € dazu. Diese Rechnung bringt dich auf 102.000 € – und ist damit bereits selbst steuerpflichtig. Du musst darauf 19 % Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Die 96.000 € davor bleiben steuerfrei.
Praktisch heißt das: Wenn du dich im Jahresverlauf der 100.000 € näherst, musst du die Umstellung vor der entscheidenden Rechnung vorbereitet haben, nicht danach.
Für wen rechnet sich die Regelung – und für wen nicht?
Die ehrliche Antwort hängt an einer einzigen Frage: Können deine Kunden Vorsteuer ziehen? Wenn ja, kostet dich die Kleinunternehmerregelung Geld, ohne dass deine Kunden etwas davon haben.
Rechenbeispiel. Du machst 20.000 € Umsatz und hast 3.000 € Betriebsausgaben mit 19 % Umsatzsteuer – Laptop, Software, Coworking. In diesen 3.000 € brutto stecken 478,99 € Vorsteuer. Als Kleinunternehmer bekommst du die nicht zurück; sie sind schlicht Kosten. Sind deine Kunden Unternehmen, ist deren Vorsteuerabzug ein durchlaufender Posten – ein Aufschlag von 19 % tut ihnen nicht weh. Du verschenkst also rund 479 € im Jahr für einen Vorteil, den niemand hat.
Sinnvoll ist die Regelung, wenn du überwiegend an Privatpersonen verkaufst (dein Preis wirkt 19 % günstiger), wenn deine Ausgaben klein sind, und wenn du sicher unter den Grenzen bleibst. Gegen sie spricht B2B-Kundschaft, eine geplante größere Anschaffung – und der Grenzbereich selbst, weil ein einziger Auftrag dich herauskatapultieren kann.
Ein Nebeneffekt, über den selten jemand spricht: Manche Auftraggeber lesen „Kleinunternehmer“ als Größensignal. Ob dich das stört, hängt von deinem Markt ab – ein Argument in der Sache ist es nicht.
Welcher Hinweis muss seit 2025 auf deiner Rechnung stehen?
Du musst auf die Steuerbefreiung hinweisen, nicht mehr nur auf den Paragrafen. Das BMF akzeptiert jede Formulierung, die die Befreiung eindeutig bezeichnet – zum Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ oder „umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer nach § 19 UStG“.
Der Klassiker „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ stammt aus der alten Rechtslage und benennt die Steuerbefreiung nicht. Wenn du eine Rechnungsvorlage aus 2023 oder 2024 weiterverwendest, steht diese Formulierung mit hoher Wahrscheinlichkeit noch drin. Wir halten das für den häufigsten stillen Fehler in Kleinunternehmer-Rechnungen im Jahr 2026.
Neu ist außerdem: Statt Steuernummer oder USt-IdNr. darfst du auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben. Für Rechnungen bis 250 € gilt weiterhin die vereinfachte Kleinbetragsrechnung.
Was passiert, wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist?
Du schuldest den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt – aber du kannst die Rechnung korrigieren. Das ist seit 2025 neu und eine direkte Folge davon, dass deine Umsätze jetzt steuerfrei sind: Der Fall fällt nun unter § 14c Abs. 1 UStG (unrichtiger Steuerausweis) statt unter § 14c Abs. 2 (unberechtigter Steuerausweis).
Vor 2025 war ein solcher Ausweis praktisch eine Einbahnstraße. Heute ist er ein Fehler, den du mit einer berichtigten Rechnung geradeziehen kannst. Das BMF hat das im Schreiben vom 18. März 2025 ausdrücklich klargestellt.
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen – auch über 2028 hinaus, wenn die Pflicht für alle anderen Unternehmen greift. Empfangen musst du E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach reicht dafür aus; ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD musst du lesen können.
Das ist die Stelle, an der viele deutsche Ratgeber verkürzen. „Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Pflicht“ stimmt für Kleinunternehmer nicht – die Ausnahme steht ausdrücklich im Gesetz.
Was bringt die neue EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG)?
Seit dem 1. Januar 2025 kannst du die Kleinunternehmerregelung anderer EU-Mitgliedstaaten für deine dortigen Umsätze nutzen. Voraussetzung: Dein EU-weiter Jahresumsatz liegt unter 100.000 €, und du nimmst am besonderen Meldeverfahren nach § 19a UStG teil. Dafür brauchst du eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
Relevant wird das, sobald du regelmäßig an Privatkunden in Österreich, den Niederlanden oder Frankreich verkaufst. Für rein inländische Tätigkeit ändert sich nichts.
Was wir nicht abschließend klären konnten
Zwei Punkte, bei denen wir keine belastbare Quelle gefunden haben und die wir deshalb nicht als Fakt darstellen:
- Wie häufig Finanzämter die USt-Jahreserklärung trotz Befreiung anfordern. Die Befugnis dazu ist klar, eine bundesweite Praxis konnten wir nicht belegen. Frag im Zweifel bei deinem Finanzamt nach, bevor du sie weglässt.
- Ob die alte Rechnungsformulierung beanstandet wird. Uns ist kein Fall bekannt, in dem allein der fehlende Hinweis auf die Steuerbefreiung zu einer Beanstandung geführt hätte. Die neue Formulierung ist trotzdem die saubere Lösung – sie zu ändern kostet dich zwei Minuten.
Unsere Empfehlung
Prüfe nicht, ob du unter die Grenze passt, sondern wer deine Kunden sind. B2B-lastig und mit laufenden Ausgaben? Dann verzichte auf die Regelung – der Verzicht bindet dich allerdings fünf Jahre und lässt sich nur zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen.
Und weil wir hier auch Software empfehlen, der ehrliche Teil: Wenn du als Kleinunternehmer unter etwa 15 Rechnungen im Monat schreibst, brauchst du keine Buchhaltungssoftware für 15 bis 25 € monatlich. Eine saubere Vorlage und eine Tabelle reichen. Interessant wird ein Tool erst, wenn Belege, Bankabgleich und die Einnahmenüberschussrechnung zusammenkommen – oder wenn du die Kleinunternehmerregelung verlässt und ab diesem Moment Voranmeldungen abgeben musst.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze 2026?
25.000 € netto Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € netto im laufenden Jahr. Beide Werte gelten unverändert seit dem 1. Januar 2025. Im Gründungsjahr zählt allein die Grenze von 25.000 €.
Was passiert, wenn ich die 100.000 € mitten im Jahr überschreite?
Die Steuerbefreiung endet sofort – und zwar schon für den Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest. Diese Rechnung musst du bereits mit Umsatzsteuer stellen. Alle vorherigen Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei.
Welcher Satz muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Der frühere Standardsatz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ benennt die Befreiung nicht und stammt aus der Rechtslage bis 2024.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben?
Grundsätzlich nicht mehr, seit 2025 entfällt die Pflicht. Das Finanzamt kann eine Erklärung im Einzelfall aber weiterhin anfordern.
Kann ich zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren?
Ja, aber nicht sofort. Ein erklärter Verzicht bindet dich fünf Kalenderjahre und lässt sich danach nur mit Wirkung zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen.
Quellen, geprüft am 29. September 2026: BMF-Schreiben „Sonderregelung für Kleinunternehmer“ vom 18. März 2025; § 19, § 19a und § 14c UStG; § 34a UStDV; IHK Berlin und IHK München, Merkblätter zur Kleinunternehmerregelung; BMF-FAQ zur Einführung der E-Rechnung.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes. Für deinen konkreten Fall – besonders beim Verzicht auf die Regelung oder beim Überschreiten der Grenzen – sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.