Projektmanagement
Projektmanagement-Werkzeuge werden fast immer von den falschen Leuten verglichen. Die meisten Testberichte sind für Teams von zehn, zwanzig oder fünfzig Personen geschrieben, mit Anforderungen wie Rollenverwaltung, Abteilungsstrukturen und Auslastungsplanung, die für eine einzelne selbstständige Person keine Rolle spielen. Diese Übersicht ist ausschließlich aus deiner Perspektive geschrieben: eine Person, mehrere Kunden, kein Budget für ungenutzte Funktionen.
Sie beantwortet zwei Fragen. Welches Werkzeug zu deiner Situation passt – und was es wirklich kostet, einschließlich der Posten, die auf keiner Preisseite stehen. Alle Angaben am 16. Oktober 2026 geprüft.
Was wir an dieser Seite am 16. Oktober korrigiert haben. Diese Übersicht war in großen Teilen veraltet und an mehreren Stellen schlicht falsch. Asana erlaubt im kostenlosen Tarif zwei Nutzer, nicht zehn, und der Tarif „Premium“ existiert nicht mehr. Basecamp kostet nicht 15 $ pauschal für unbegrenzte Projekte, sondern mindestens 25 $ für drei. Trello Free erlaubt nicht unbegrenzte Boards, sondern zehn pro Arbeitsbereich. Todoist begrenzt nicht auf 25 Aufgaben pro Projekt, und Todoist Pro kostet nicht mehr 4 $. ClickUp Free bietet 60 MB, nicht 100. Und die Aussage zu ClickUps europäischen Rechenzentren war in jedem einzelnen Punkt falsch – dazu unten mehr. Falls du dich nach der alten Fassung für ein Werkzeug entschieden hast, das sich dann anders herausgestellt hat: Das tut uns leid.
Die Beiträge in diesem Bereich
Wonach suchst du?
| Deine Frage | Wo die Antwort steht |
|---|---|
| Welches der großen vier passt zu mir? | Praxisvergleich Notion, ClickUp, Asana, Trello |
| Was reicht wirklich kostenlos? | Die Tabelle weiter unten auf dieser Seite, im Detail im Praxisvergleich |
| Ich will meinem Kunden Projektzugang geben | Basecamp – mit dem Hinweis, dass Kunden als Nutzer zählen |
| Ich brauche nur eine Aufgabenliste, kein Projektmanagement | Todoist |
| Was kostet mich ein Abo als Kleinunternehmer wirklich? | Der Abschnitt zu § 13b UStG auf dieser Seite |
| Brauche ich dafür einen AVV? | AVV abschließen |
| Wie kombiniere ich das mit Zeiterfassung? | Zeiterfassung für Freiberufler |
Brauchst du überhaupt ein Projektmanagement-Tool?
Wahrscheinlich nicht, und das ist der Abschnitt, den eine rein provisionsgetriebene Vergleichsseite nicht schreiben würde. Wer weniger als drei Projekte gleichzeitig führt und von keinem Kunden formelle Fortschrittsberichte verlangt bekommt, löst dasselbe Problem mit einer sauberen Ordnerstruktur, einem gemeinsamen Cloud-Ordner und einer Liste – mit null Einarbeitungszeit.
Ein Werkzeug lohnt sich an drei Punkten: wenn du Termine verpasst, weil der Überblick fehlt; wenn du mehr als vier Kunden parallel betreust; oder wenn ein Kunde aktiv Transparenz einfordert. Trifft keines davon zu, spar dir die Einrichtungszeit. Sie ist der eigentliche Preis dieser Werkzeuge, und sie taucht in keinem Vergleich auf.
Eine Zahl, die wir zurückgezogen haben. Hier stand früher, die Einrichtung von ClickUp daure „laut unabhängigen Nutzerberichten 4 bis 8 Stunden“, die von Trello 15 bis 30 Minuten. Wir konnten keine dieser Quellen benennen und haben die Zahlen entfernt. Was wir aus eigener Nutzung sagen können, steht im Praxisvergleich – dort als Erfahrung gekennzeichnet, nicht als Statistik. Ebenso entfernt: die Behauptung, Asana sei das Werkzeug, das die meisten deutschen Unternehmenskunden bereits kennen. Dafür hatten wir keinen Beleg.
Die kostenlosen Tarife, korrigiert
Das ist die Tabelle, in der auf dieser Seite die meisten Fehler standen. Hier die geprüften Werte.
| Tool | Die harte Grenze | Weitere Limits | Reicht für … |
|---|---|---|---|
| Notion (Free) | 5 MB pro Datei-Upload | Blöcke unbegrenzt für Einzelpersonen, 7 Tage Seitenverlauf, 10 externe Gäste | die meisten Solo-Situationen, solange du keine Dateien darin ablegst |
| Todoist (Beginner) | 5 aktive persönliche Projekte | 300 aktive Aufgaben pro Projekt (gilt in allen Tarifen), 5 Personen pro Projekt, 1 Woche Reporting-Historie, 3 Filteransichten | vier Kunden plus eigene Organisation |
| Trello (Free) | 10 Boards pro Arbeitsbereich | 10 MB pro Datei, bis zu 10 Mitarbeitende, 250 Arbeitsbereich-Befehle pro Monat | fünf bis sieben Kunden, wenn du je ein Board führst |
| Asana (Personal) | maximal 2 Nutzer | Aufgaben und Projekte unbegrenzt, aber nur Listen-, Board- und Kalenderansicht; 100 MB pro Datei | eine Person, die nur für sich plant – dann sehr großzügig |
| ClickUp (Free Forever) | 60 MB Speicher | Gäste bekommen vollen Zugriff, der sich nicht einschränken lässt; 5 Spaces; Zeiterfassung nur als Test | kaum jemanden mit mehreren Kunden – siehe Praxisvergleich |
| Basecamp (Free) | 1 Projekt | 1 GB Speicher, maximal 5 Nutzer, kein Rückweg aus einem bezahlten Tarif | genau einen Kunden |
| monday.com (kostenlos) | bis 2 Nutzer, bis 3 Boards | 3 Dokumente, 8 Spaltentypen | einen ausgedehnten Test, kaum einen Dauerzustand |
Die klare Aussage bleibt die alte, nur mit richtigen Zahlen darunter: Für den Großteil der Freiberufler in Deutschland – Entwickler, Texter, Übersetzer, Grafiker, Berater mit überschaubarem Projektvolumen – sind die kostenlosen Tarife von Notion, Todoist und Trello nicht nur gut genug. Sie sind die richtige Wahl. Der Moment, an dem es sich lohnt zu zahlen, ist der, an dem dir konkret eine Funktion des bezahlten Tarifs fehlt. Nicht früher.
Was der bezahlte Einstieg kostet – und in welcher Währung
| Tool | Einstiegstarif | Bei Jahreszahlung | Bei Monatszahlung | Abgerechnet in |
|---|---|---|---|---|
| Todoist | Pro | 60 € / Jahr, entspricht 5 € / Monat | nicht verifiziert | Euro, netto |
| Trello | Standard | 5,00 $ / Nutzer | 6,00 $ / Nutzer | US-Dollar |
| ClickUp | Unlimited | 7,00 $ / Nutzer | 10,00 $ / Nutzer | US-Dollar |
| Notion | Plus | 9,50 € / Mitglied | nicht verifiziert | Euro |
| monday.com | Basic | 9 € / Platz, Mindestbestellung 3 Plätze | nicht verifiziert | Euro, netto |
| Asana | Starter | 10,99 € / Nutzer | 13,49 € / Nutzer | Euro |
| Basecamp | Freelancer | keine Jahrespreise veröffentlicht | 25,00 $ pauschal | US-Dollar |
Drei Dinge, die aus dieser Tabelle folgen und die in Euro-Vergleichen gern untergehen.
Trello, ClickUp und Basecamp rechnen auch aus Deutschland heraus in US-Dollar ab. Was am Monatsende abgebucht wird, hängt am Wechselkurs und an der Fremdwährungsgebühr deiner Karte, bei vielen Kreditkarten 1,5 bis 2 Prozent obendrauf. Rechne nicht mit einem festen Eurobetrag.
Bei monday.com ist der Preis pro Platz die falsche Zahl. Bezahlte Tarife beginnen bei drei Nutzern, also kostet der günstigste bezahlte Zugang für eine Einzelperson 27 € im Monat, nicht 9.
Nur Todoist und monday.com sagen, ob die Preise netto sind. Beide schreiben es hin. Trello, ClickUp, Notion, Asana und Basecamp schweigen dazu auf ihren Preisseiten – wir tragen hier nichts ein, was dort nicht steht.
Der Posten, der auf keiner Preisseite steht: § 13b UStG
Keiner der sieben Anbieter in dieser Übersicht sitzt in Deutschland. Sobald du auf einen bezahlten Tarif wechselst, kaufst du eine Dienstleistung aus dem Ausland, und es greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG: Die Umsatzsteuer schuldet nicht der Anbieter, sondern du.
Bist du umsatzsteuerpflichtig, ist das ein Durchlaufposten – du meldest an und ziehst im selben Zug als Vorsteuer ab, unterm Strich null. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schuldest du die 19 Prozent ebenfalls, darfst sie aber nicht abziehen. Ein Abo für 7 $ im Monat kostet dich damit real rund 19 Prozent mehr. Dazu kommt eine Pflicht, die viele überrascht: Für die Zeiträume, in denen solche Einkäufe anfallen, musst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben, obwohl du sonst keine abgibst (§ 18 Abs. 4a UStG). Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du dafür dagegen nicht zwingend – sie wird nach § 27a UStG nur auf Antrag erteilt, und die Steuerschuld nach § 13b UStG entsteht auch ohne sie.
Datenschutz: die Korrektur, die uns am meisten ärgert
Auf dieser Seite stand bis zum 16. Oktober 2026 in den häufigen Fragen, ClickUp biete „EU-Rechenzentren (Frankfurt) als Datenspeicheroption“ und das EU-Rechenzentrum sei „nicht automatisch aktiv; du musst es beim Account-Setup auswählen“. Wir haben das am 16. Oktober nachgeprüft. Es ist in jedem einzelnen Punkt falsch.
| Was hier stand | Was tatsächlich gilt |
|---|---|
| EU-Rechenzentrum in Frankfurt | Die europäische Region ist Dublin, Irland. Das Wort „Frankfurt“ kommt auf keiner der Sicherheits- und Rechtsseiten von ClickUp vor. |
| Verfügbar als Datenspeicheroption | Ausschließlich im Tarif Enterprise. ClickUp schreibt das an zwei Stellen: Kunden im Enterprise-Tarif hätten die Möglichkeit, ihre Daten in der europäischen Region zu hosten. Für alle anderen Tarife gibt es diese Wahl nicht. |
| Beim Account-Setup auswählbar | Es ist eine Migration auf Anfrage. Enterprise-Kunden wenden sich dafür an ihr Account-Management-Team; ClickUp sagt ausdrücklich, die Dauer der Migration sei unterschiedlich. |
Wir vermuten, woher der Fehler kam: In ClickUps Liste der Unterauftragsverarbeiter steht in der Zeile zu Amazon Web Services als Standort unter anderem „Germany“. Das ist eine Angabe zum Unterauftragsverarbeiter, keine wählbare Region für deinen Arbeitsbereich. Wer das verwechselt, schreibt „Frankfurt“. Das ist eine Erklärung und keine Entschuldigung: Eine datenschutzrechtliche Aussage prüft man an der Quelle, bevor man sie veröffentlicht.
Und selbst im Enterprise-Tarif ist die europäische Datenhaltung nicht hermetisch. ClickUp schreibt es selbst: Integrationen und Profilbilder liegen außerhalb der gewählten Region; Anmeldedaten, Notizen und Erinnerungen liegen in der globalen Region; und Funktionen mit eigenem Unterauftragsverarbeiter – ausdrücklich genannt: ClickUp AI – verarbeiten außerhalb der gewählten Region. Wer Datenresidenz in der EU als Argument braucht, sollte das wissen.
Was richtig war: ClickUp stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung. Er ist Bestandteil der Vertragsbedingungen und muss nicht verhandelt werden; eine unterschriftsfähige Fassung bekommt man auf Anfrage beim Support. Vertragspartei ist Mango Technologies, Inc. mit Sitz in den USA; die Standardvertragsklauseln unterliegen irischem Recht. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter liegt unter clickup.com/terms/dpa/subprocessors und war zuletzt am 28. September 2026 aktualisiert – nahezu alle Einträge sind in den USA, zwei Anbieter generativer KI in China.
Unabhängig vom Anbieter gilt: Sobald Kundendaten in einem dieser Werkzeuge liegen – und ein Name in einer Aufgabenbeschreibung reicht dafür – brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Welche Anbieter ihn automatisch mitbringen und wo du ihn selbst ausführen musst, haben wir getrennt dokumentiert: AVV abschließen. Die Grundpflichten stehen unter DSGVO für Selbstständige.
Der teuerste Fehler ist nicht die falsche Wahl
Es ist, mehrere Werkzeuge parallel zu führen. Die Funktionen überschneiden sich so stark, dass drei Systeme vor allem eines erzeugen: drei Orte, an denen jeweils ein Drittel der Wahrheit steht, und die Gewohnheit, in allen dreien zu suchen. Der Aufwand liegt nicht im Abo, sondern in der Pflege.
Nimm eins, richte es in einer Stunde ein, gib ihm drei Monate. Wenn du nichts ausgeben willst, fang bei Notion oder Todoist an. Und wenn ein Kunde dich in sein System einlädt, arbeite dort – als Teilnehmer kostet dich keines dieser Werkzeuge etwas, und die datenschutzrechtliche Verantwortung trägt der Einladende.
Direktvergleiche & Praxis-Guides
Vertiefende Vergleiche und Erfahrungsberichte zu den wichtigsten Tools.
Häufige Fragen
Welches Projektmanagement-Tool ist am besten für Einzelpersonen?
Es gibt keine universelle Antwort, und das ist die ehrlichste, die man geben kann. Für ein bis zwei Kunden mit linearen Projekten reicht Todoist oder Trello kostenlos. Für vier bis sechs Kunden gleichzeitig ist Notion flexibler und ClickUp strukturierter. Der entscheidende Faktor ist nicht das Werkzeug, sondern dein Arbeitsvolumen und wie viel Zeit du in die Einrichtung stecken willst. Welches davon wir selbst benutzen und warum, steht im Praxisvergleich.
Wie viele Nutzer erlaubt der kostenlose Asana-Tarif?
Zwei. Der Tarif heißt Personal, und Asana nennt die Zahl auf der Preisseite an zwei Stellen. Hier stand bis zum 16. Oktober 2026 „bis 10 Nutzer“ – das war falsch und stammt vermutlich aus dem früheren Tarif „Basic“, den es nicht mehr gibt. Auch der Tarif „Premium“ existiert nicht mehr; er heißt heute Starter.
Ist Notion kostenlos nutzbar für Freiberufler?
Ja. Der kostenlose Tarif erlaubt Einzelpersonen unbegrenzte Blöcke. Die spürbaren Grenzen sind 5 MB pro Datei-Upload, sieben Tage Seitenverlauf und zehn externe Gäste. Zu den Gästen eine Korrektur: Hier stand früher, im kostenlosen Tarif sei nur Lese-Zugang möglich. Diese Einschränkung haben wir in Notions Dokumentation nicht gefunden – begrenzt wird dort die Zahl der Gäste, nicht ihre Berechtigungsstufe. Wir ziehen die Aussage zurück, ohne das Gegenteil zu behaupten.
Was kostet Basecamp?
Der kostenlose Tarif deckt ein Projekt und fünf Nutzer ab. Der günstigste bezahlte Tarif, Freelancer, kostet 25 $ im Monat für bis zu drei aktive Projekte und zwanzig Nutzer. Unbegrenzte Projekte gibt es erst in der Unlimited Edition für 299 $ im Monat. Der Pauschalpreis ohne Gebühr pro Nutzer ist echt – aber Kunden zählen als Nutzer. Die Einzelheiten stehen unter Basecamp.
Ist ClickUp DSGVO-konform?
ClickUp stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, der Bestandteil der Vertragsbedingungen ist, und gibt an, dass alle Tarife die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze erfüllen. Was ClickUp nicht bietet, ist Datenhaltung in Europa für normale Tarife: Die Wahl der Region gibt es nur im Enterprise-Tarif, sie betrifft Dublin und nicht Frankfurt, und sie wird als Migration beantragt, nicht beim Anlegen des Kontos ausgewählt. Siehe den Abschnitt oben.
Kann ich meinem Kunden Zugang zu meinem Projektmanagement-Tool geben?
Ja, auf unterschiedliche Arten. Basecamp ist dafür am klarsten gebaut, verrechnet Kunden aber als Nutzer. Notion erlaubt öffentliche Seiten per Link, die der Kunde ohne Konto sieht. Asana und ClickUp erlauben Gäste mit eingeschränkten Berechtigungen – bei ClickUp allerdings erst ab dem Tarif Unlimited, im kostenlosen Tarif bekommen Gäste vollen Zugriff, der sich nicht einschränken lässt. Wichtig vorher: Prüfe, ob in deinen Aufgabenbeschreibungen personenbezogene Daten anderer Kunden stehen. Das wäre ein Datenschutzproblem.
Kann ich Projektmanagement mit Zeiterfassung kombinieren?
Ja. ClickUp hat eine eingebaute Zeiterfassung pro Aufgabe – laut Preisseite ab dem Tarif Unlimited, im kostenlosen Tarif nur als Test. Toggl Track bietet Integrationen mit Trello, Asana und ClickUp. Für wen sich ein eigenes Zeiterfassungswerkzeug lohnt und für wen nicht, steht in der Übersicht zur Zeiterfassung.
Quellen und Stand
Alle Preise und Limits auf dieser Seite wurden am 16. Oktober 2026 direkt auf den Preis- und Rechtsseiten der Anbieter geprüft: trello.com, notion.com, todoist.com, clickup.com, asana.com, basecamp.com und monday.com, jeweils aus Deutschland abgerufen. Die Aussagen zu ClickUps Datenhaltung stammen aus clickup.com/security, dem Hilfeartikel zum Data Hosting, clickup.com/terms/dpa und der dort verlinkten Liste der Unterauftragsverarbeiter. Die steuerliche Einordnung bezieht sich auf § 13b und § 19 UStG, die datenschutzrechtliche auf Art. 28 DSGVO.
Ein Hinweis zu ClickUp: Die Preisseite lieferte am Prüftag zwei verschiedene Tarifstrukturen gleichzeitig aus – neben Unlimited und Business auch einen Tarif „Core“ mit anderen Preisen. Wir geben hier die Struktur wieder, die unseren bisherigen Angaben entspricht, und weisen darauf hin, dass ClickUps Preise derzeit offenbar in Bewegung sind. Prüfe sie vor dem Abschluss im eigenen Konto.
Von Ulrich Weber · zuletzt geprüft am 16. Oktober 2026