Todoist für Freiberufler 2026: fünf Projekte gratis, 60 Euro im Jahr für Pro

Der kostenlose Tarif: was wirklich begrenzt ist

Grenze	Kostenlos („Beginner“)	Pro
Aktive persönliche Projekte	5	mehr (siehe Anbieterangabe)
Aktive Aufgaben pro Projekt	300	300 – gilt in allen Tarifen
Personen pro persönlichem Projekt	5	5
Reporting-Historie	1 Woche	länger
Filteransichten	3	mehr
Dateigröße je Upload	5 MB	größer
Automatische Backups	nein	ja

Die eine Grenze, die für Freiberufler tatsächlich zählt, ist die Zahl der Projekte: fünf aktive. Wer ein Projekt pro Kunde führt, hat damit Platz für vier Kunden plus ein eigenes Board für Akquise und Buchhaltung. Das ist für viele genau passend und für manche knapp. Alles andere – 300 Aufgaben, fünf Personen, 5 MB – sind Grenzen, an die ein Einzelner im Alltag kaum stößt.

Die Reporting-Historie von einer Woche ist die zweite spürbare Einschränkung, aber nur für eine bestimmte Arbeitsweise: Wer am Monatsende nachsehen will, was er wann erledigt hat, um einem Kunden eine Leistungsübersicht zu schicken, bekommt das im kostenlosen Tarif nicht. Dafür ist ohnehin ein Zeiterfassungswerkzeug das richtige Mittel – wir haben die Optionen in der Übersicht zur Zeiterfassung verglichen.

Die Preise, Stand 16. Oktober 2026

Tarif	Preis aus Deutschland	In US-Dollar	Steuer
Beginner	0 €	0 $	—
Pro	60 € / Jahr, entspricht 5 € / Monat	7 $ monatlich oder 60 $ / Jahr	zuzüglich örtlicher Steuer
Business	8 € / Nutzer / Monat, 96 € / Jahr	10 $ monatlich, 8 $ bei Jahreszahlung	zuzüglich örtlicher Steuer

Zwei Dinge daran sind bemerkenswert. Erstens rechnet Todoist aus Deutschland heraus tatsächlich in Euro ab – das kann längst nicht jeder Anbieter in dieser Kategorie. Trello, ClickUp und Basecamp liefern auch bei deutschem Zugriff Dollarpreise aus, mit allem, was an Wechselkurs und Fremdwährungsgebühr daranhängt. Todoist nicht.

Zweitens ist Todoist der einzige Anbieter in diesem Vergleichsfeld, der offen hinschreibt, dass die Preise netto sind: „plus örtliche Steuer“. Bei allen anderen mussten wir das offenlassen, weil die Preisseiten dazu schweigen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist es aber nicht – wer netto und brutto vergleicht, vergleicht 19 Prozent daneben.

Zur Preiserhöhung: Todoist Pro lag früher bei rund 4 $ im Monat. Der Anbieter hat den Preis angehoben und das in einem eigenen Beitrag erklärt. Wenn du irgendwo noch die alte Zahl liest – auch bei uns stand sie bis heute – ist die Seite nicht aktualisiert worden.

Wofür Todoist gut ist – und wofür nicht

Todoist ist schnell. Die Eingabe in natürlicher Sprache – du tippst „Angebot an Müller bis Freitag 17 Uhr“ und das Datum sitzt – ist der Punkt, an dem es allen anderen in dieser Liste davonläuft. Wer den Tag über ständig kleine Aufgaben notiert, verliert damit praktisch keine Zeit an die Verwaltung.

Dafür fehlt alles, was Projektmanagement im engeren Sinne ausmacht: keine Gantt-Ansicht, keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, keine Auslastungsplanung, kein echtes Kundenportal. Das ist keine Lücke, sondern eine Entscheidung des Anbieters. Wenn dein Kunde einen Projektplan mit Meilensteinen sehen will, ist Todoist das falsche Werkzeug – dann brauchst du Asana ab dem Starter-Tarif oder ClickUp.

Deine Situation	Unsere Einordnung
Zwei bis vier Kunden, viele kleine Aufgaben, du arbeitest allein	Der kostenlose Tarif reicht vollständig. Fünf Projekte decken vier Kunden plus eigene Organisation ab.
Fünf oder mehr parallele Kunden	Hier wird es eng. Entweder Pro für 60 € im Jahr, oder du legst mehrere Kunden in einem Projekt zusammen und arbeitest mit Bezeichnungen.
Du musst Kunden Projektfortschritt zeigen	Falsches Werkzeug. Todoist hat kein Kundenportal. Dafür eignen sich Notion mit öffentlichen Seiten oder Basecamp.
Du brauchst Abhängigkeiten, Meilensteine oder Gantt	Falsches Werkzeug. Siehe den Praxisvergleich der vier großen Werkzeuge.

Der Punkt zur Umsatzsteuer

Doist, das Unternehmen hinter Todoist, sitzt nicht in Deutschland. Sobald du auf einen bezahlten Tarif wechselst, kaufst du eine Dienstleistung aus dem Ausland ein, und es greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG: Die Umsatzsteuer schuldest du, nicht der Anbieter.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, ist das ein Durchlaufposten – du meldest an und ziehst im selben Zug als Vorsteuer ab. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schuldest du die 19 Prozent ebenfalls, darfst sie aber nicht abziehen: Aus 60 € im Jahr werden real rund 71,40 €. Dazu kommt eine Pflicht, die viele überrascht: Für die Zeiträume, in denen solche Einkäufe anfallen, musst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben, obwohl du sonst keine abgibst (§ 18 Abs. 4a UStG). Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du dafür dagegen nicht zwingend – sie wird nach § 27a UStG nur auf Antrag erteilt, und die Steuerschuld nach § 13b UStG entsteht auch ohne sie.

Was wir nicht geprüft haben

• Den monatlich zahlbaren Eurobetrag für Pro. Die Preisseite zeigt ohne Klick nur den Jahrespreis. In US-Dollar nennt Todoist beide Werte – 7 $ monatlich gegen 60 $ im Jahr – aber wir rechnen das nicht in Euro um und geben es als geprüft aus.
• Die genauen Pro-Grenzen. Die Preisseite beziffert nicht für jede Zeile, wie viel höher das Limit im Pro-Tarif liegt. Wo wir keine Zahl gefunden haben, steht in der Tabelle keine.
• Den Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir haben für diese Seite nicht geprüft, ob und wie Doist einen AVV nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung stellt. Wenn du Kundendaten in Aufgabenbeschreibungen einträgst – und das passiert schneller, als man denkt – brauchst du einen. Wie das bei anderen Anbietern läuft, steht unter AVV abschließen.

Häufige Fragen

Stimmt es, dass Todoist gratis nur 25 Aufgaben pro Projekt erlaubt?

Nein. Das Limit liegt bei 300 aktiven Aufgaben pro Projekt, Unteraufgaben eingerechnet, und es gilt in allen Tarifen – auch in Pro und Business. Es ist damit keine Einschränkung des kostenlosen Tarifs, sondern eine technische Obergrenze des Produkts. Die Zahl steht nicht auf der Preisseite, sondern im Hilfeartikel zu den Nutzungslimits, was erklärt, warum sie in Vergleichen so oft falsch wiedergegeben wird.

Wie viele Projekte erlaubt der kostenlose Tarif?

Fünf aktive persönliche Projekte. Archivierte Projekte zählen nicht mit – wer einen Kundenauftrag abschließt und das Projekt archiviert, bekommt den Platz zurück. Für Freiberufler mit abgeschlossenen Projekten statt Dauermandaten ist der Gratis-Tarif damit länger tragfähig, als die Zahl fünf vermuten lässt.

Was kostet Todoist Pro heute?

60 € im Jahr bei Zahlung aus Deutschland, was Todoist selbst mit 5 € pro Monat ausweist. In US-Dollar nennt der Anbieter 7 $ monatlich oder 60 $ im Jahr. Die Preise sind netto, Todoist schreibt „plus örtliche Steuer“ dazu.

Kann ich mit Todoist Kunden ins Projekt einladen?

Technisch ja – bis zu fünf Personen pro persönlichem Projekt, auch im kostenlosen Tarif. Praktisch ist Todoist dafür aber nicht gebaut: Es gibt keine abgestuften Berechtigungen und keine Trennung zwischen dem, was du siehst, und dem, was der Kunde sieht. Wer Kundentransparenz will, nimmt ein Werkzeug mit Kundenbereich.

Ist Todoist ein Projektmanagement-Tool?

Nein, und das ist der ehrlichste Satz zu diesem Produkt. Es ist ein Aufgabenmanager. Keine Abhängigkeiten, keine Zeitachsen, keine Ressourcenplanung. Für die meisten Freiberufler ist das genau richtig – wer wirklich Projektmanagement braucht, merkt es daran, dass ihm konkret eine dieser Funktionen fehlt, nicht daran, dass eine Vergleichsseite ihm ein größeres Werkzeug empfiehlt.

Quellen und Stand

Preise und Limits stammen von todoist.com/de/pricing sowie den Hilfeartikeln zu Nutzungslimits und zur Abrechnung, abgerufen aus Deutschland am 16. Oktober 2026. Die umsatzsteuerliche Einordnung bezieht sich auf § 13b und § 19 UStG. Preise sind Anbieterangaben ohne Gewähr; prüfe sie vor dem Abschluss selbst nach.

Von Ulrich Weber · zuletzt geprüft am 16. Oktober 2026