Kurze Antwort: Wenn du nichts zahlen willst, ist Notion für Selbstständige die stärkste Wahl – es kann im Gratis-Tarif mehr als alle anderen. Wenn du bereit bist zu zahlen, ist ClickUp das vielseitigste Werkzeug, mit einer eingebauten Zeiterfassung pro Aufgabe, die die anderen drei so nicht haben. Umgekehrt gilt: ClickUp gratis ist keine ernsthafte Option – ohne Bezahltarif fehlen Privatsphäre-Einstellungen und Organisationsebenen. Asana ist ein sehr guter Aufgabenmanager, macht aber bei zwei Nutzern zu. Trello ist Kanban für Teams und im Alleingang zu dünn. Geprüft am 29. September 2026.
Grundlage dieses Beitrags – und wo sie endet: Wir haben alle vier Werkzeuge benutzt, aber nicht alle auf dieselbe Weise, und das ist für die Bewertung wichtig. Trello und Asana haben wir als Teil von Teams genutzt, in denen ein Arbeitgeber die Lizenz bezahlt hat – die bezahlten Funktionen kennen wir von dort, die Kaufentscheidung haben wir nicht getroffen. Notion haben wir selbst im Gratis-Tarif eingesetzt, am Rechner und am Handy. ClickUp haben wir zuerst bei einem Auftraggeber gesehen, dann selbst gratis ausprobiert und schließlich aus eigener Tasche bezahlt – das ist das Werkzeug, mit dem wir heute arbeiten. Preise und Limits stammen von den Anbieter-Preisseiten, aus Deutschland abgerufen am 29. September 2026. Mehr zu unserem Vorgehen in der Methodik.
Die ehrliche Kurzfassung
| Tool | Wie wir es genutzt haben | Im Gratis-Tarif | Bezahlt |
|---|---|---|---|
| Notion | Selbst, gratis, Desktop und Handy | Die beste der vier Gratis-Varianten | Nicht getestet |
| ClickUp | Erst beim Auftraggeber, dann selbst gratis, heute selbst bezahlt | Für Selbstständige kaum brauchbar | Das vielseitigste der vier |
| Asana | Im Team, Lizenz vom Arbeitgeber | Sehr gut – bis zur dritten Person | Starker Aufgabenmanager |
| Trello | Als eingeladenes Teammitglied im Unternehmen | Eingeschränkt | Solide fürs Team, nicht für Solo |
Notion: die stärkste Gratis-Variante
Wenn jemand neu selbstständig ist und nichts ausgeben will, würden wir heute zu Notion raten. Der Gratis-Tarif ist so großzügig, dass man lange nicht an eine Grenze stößt – und vor allem erlaubt er das, woran die anderen im kostenlosen Zustand scheitern: getrennte Bereiche. Du kannst mehrere Projekte sauber voneinander abgrenzen, manche privat halten und andere gezielt mit einzelnen Personen teilen.
In der Praxis heißt das: Kundenprojekt A, Kundenprojekt B, deine eigene Akquise und deine privaten Notizen liegen nebeneinander, ohne sich zu vermischen. Dazu Notizen, Aufgaben, Dokumentation und Wissenssammlung in einem Werkzeug. Es ist schnell, es ist reaktionsschnell, und es ist ruhig gestaltet – man arbeitet stundenlang darin, ohne dass die Oberfläche anstrengt.
Was wir kritisieren würden: Die Darstellung ist nicht die schönste der vier. Als Aufgabenmanager ist Notion funktional, aber weniger „auf Aufgaben gebaut“ als Asana oder ClickUp – man richtet sich das selbst ein. Und die technische Grenze des Gratis-Tarifs liegt bei 5 MB pro Datei-Upload, dazu 7 Tage Seitenverlauf und 10 externe Gäste. Ein eingescannter Vertrag ist damit regelmäßig zu groß. Notion sagt das offen: Für Dateien bis rund 5 GB braucht es einen bezahlten Plan.
Unsere Einordnung: Notion ist ein exzellentes Text- und Organisationswerkzeug mit einer schwachen Dateiablage. Wer seine Dokumente ohnehin in einer Cloud liegen hat und in Notion nur verlinkt, merkt von dem Limit nichts.
ClickUp: sehr gut – aber nicht im Gratis-Tarif
Das ist der Punkt, an dem unsere Erfahrung am deutlichsten von den üblichen Empfehlungslisten abweicht. ClickUp wirbt mit „Free Forever“, und rein formal stimmt das. Wir haben den Gratis-Tarif selbst ernsthaft versucht zu nutzen, mit der ausdrücklichen Absicht, nichts zu bezahlen – und sind daran gescheitert.
Der Grund war nicht die Funktionsmenge, sondern die Struktur: Beim Anlegen der eigenen Projekte war alles für alle sichtbar, und die Organisationsebenen ließen sich kaum anpassen. Wer als Selbstständige mehrere Kunden nebeneinander betreut, braucht aber genau das – Kunde A darf Kunde B nicht sehen. Das war der Anlass, ein Abo abzuschließen.
Ein Blick in die Preisseite bestätigt diese Erfahrung strukturell: Private Spaces führt ClickUp erst ab dem Tarif Business auf – also nicht einmal im mittleren Tarif „Unlimited“. Gäste mit Berechtigungen erscheinen ab „Unlimited“. Wer Privatsphäre zwischen Projekten braucht, sollte das vor dem Buchen im eigenen Konto prüfen, statt sich auf „Free Forever“ zu verlassen.
Bezahlt ist ClickUp dafür das vielseitigste der vier. Was wir im Alltag tatsächlich nutzen:
- Freie Wahl der Ansicht – Liste, Board-Karten, Gantt, Dashboard. Für dieselben Aufgaben, je nach Situation.
- Unteraufgaben und Checklisten innerhalb einer Aufgabe.
- Eine eingebaute Zeiterfassung pro Aufgabe. Das ist der Punkt, der uns am meisten überrascht hat – diese Funktion haben wir bei den anderen Aufgabenverwaltungen so nicht gesehen. Laut Preisseite ist sie ab dem Tarif „Unlimited“ enthalten.
- Team- und Bereichsverwaltung, inklusive Chat mit dem Team direkt im Werkzeug.
- KI-Agenten, die beim Ordnen und Aufräumen von Aufgaben helfen. Im Gratis-Tarif gibt es laut Preisseite nur einen Testzugang zu den erweiterten KI-Funktionen.
Die eingebaute Zeiterfassung ist für Freiberufler mit Stundensätzen ein echtes Argument: Sie ersetzt unter Umständen ein zweites Abo. Ob sie ein spezialisiertes Werkzeug ersetzt, hängt davon ab, wie detailliert du auswerten und abrechnen musst – die Unterschiede behandeln wir im Vergleich von Toggl Track und Clockify.
Was wir kritisieren würden: Der Funktionsumfang erschlägt am Anfang. Und der Preis ist unvermeidlich – wer wirklich kein Budget hat, sollte gar nicht erst hier anfangen, sondern bei Notion.
Asana: starker Aufgabenmanager mit einer harten Nutzergrenze
Asana haben wir im Team genutzt, mit einer vom Arbeitgeber bezahlten Lizenz, und es in guter Erinnerung. Als reiner Aufgabenmanager ist es hervorragend: mehrere Ansichten für dieselben Daten – Kanban-Board oder Aufgabenliste –, Unteraufgaben, Checklisten, Fortschrittsanzeigen, Tags, Zuweisung an Personen, ein Kalender und die Möglichkeit, Ankündigungen an das Team zu schicken.
In höheren Tarifen kommen Bereichsverwaltung und Zielsteuerung mit Kennzahlen dazu. Das haben wir nicht selbst konfiguriert – wir haben es bei einem Unternehmen im Einsatz gesehen. Deshalb steht hier keine Bewertung dazu, nur der Hinweis, dass es existiert.
Die Grenze des Gratis-Tarifs ist bei Asana die härteste der vier, weil sie nichts mit deinem Nutzungsverhalten zu tun hat: maximal zwei Nutzer. Projekte und Ansichten sind unbegrenzt, aber du und eine weitere Person – das war es. Kommt eine dritte dazu, kostet es 13,49 € pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung, auch für die beiden, die vorher kostenlos waren.
Für eine Solo-Selbstständige, die nur für sich plant, ist der Gratis-Tarif von Asana damit sehr großzügig. Für jede Konstellation ab drei Beteiligten ist er der teuerste Einstieg der vier.
Trello: Kanban fürs Team, im Alleingang zu dünn
Trello haben wir als eingeladenes Mitglied in einem Unternehmen kennengelernt – nicht als eigenes Werkzeug. Es arbeitet konsequent nach dem Kanban-Prinzip und ist dort stark, wo Arbeit durch mehrere Stationen oder Abteilungen wandert: Eine Karte läuft von Spalte zu Spalte, jeder sieht sofort, wo etwas hängt. Dafür ist es sehr gut und außerdem das Werkzeug mit der kürzesten Einarbeitungszeit.
Den Gratis-Tarif haben wir ebenfalls ausprobiert, und der lässt deutlich zu wünschen übrig: 10 Boards pro Workspace, 10 MB pro Datei, bis zu 10 Mitarbeitende, 250 Workspace-Befehle pro Monat als Automatisierungsbudget. Mit fünf aktiven Kunden plus einem Akquise- und einem Privat-Board bist du an der Grenze. Der Abstand zwischen kostenloser und bezahlter Version ist bei Trello größer als der Funktionsumfang vermuten lässt.
Unsere Einschätzung: Für die Selbstorganisation einer einzelnen Person gibt es nützlichere Werkzeuge. Trello spielt seine Stärke aus, wenn mehrere Menschen an einem Ablauf arbeiten – und das ist genau die Situation, in der wir es kennengelernt haben.
Die Handy-Apps: was wir tatsächlich erlebt haben
Dieser Abschnitt steht hier, weil er in den meisten Vergleichen fehlt – und weil unsere Erfahrung von dem abweicht, was man liest.
- ClickUp: Die App hat einen schlechten Ruf, sie gilt als langsam. Bei uns war sie das nicht – sie läuft flüssig und kann im Wesentlichen dasselbe wie die Desktop-Version. Eine echte Einschränkung gibt es aber: Board-Karten sind am Handy schlecht lesbar. Wir stellen unterwegs schlicht auf Listenansicht um, dann passt alles. Wenn du deine Arbeit ausschließlich als Board organisierst, plane diesen Handgriff ein.
- Asana: Sehr gute App. Aufgaben lassen sich unterwegs vollwertig verwalten.
- Notion: Funktioniert am Handy gut und schnell, ist dort aber etwas unbequemer zu bedienen als am Rechner. Wer Notion gewohnt ist, kommt problemlos zurecht.
Bei allen drei gilt: Am Rechner arbeitet es sich besser, weil die Ansichten den Platz brauchen. Keine der Apps ist ein Grund, sich gegen ein Werkzeug zu entscheiden.
Die Gratis-Tarife im direkten Vergleich
| Tool | Die harte Grenze im Gratis-Tarif | Weitere Limits |
|---|---|---|
| Notion (Free) | 5 MB pro Datei-Upload | 7 Tage Seitenverlauf, 10 externe Gäste |
| ClickUp (Free Forever) | Keine Privatsphäre zwischen Projekten | 60 MB Speicher; Gäste mit Berechtigungen ab „Unlimited“, Private Spaces ab „Business“ |
| Trello (Free) | 10 Boards pro Workspace | 10 MB pro Datei, bis zu 10 Mitarbeitende, 250 Workspace-Befehle pro Monat |
| Asana (Personal) | Maximal 2 Nutzer | Projekte und Ansichten unbegrenzt |
Was der bezahlte Einstieg kostet
| Tool | Einstiegstarif | Monatlich zahlbar | Jährlich zahlbar | Abgerechnet in |
|---|---|---|---|---|
| Trello | Standard | 6,00 $ / Nutzer | 5,00 $ / Nutzer | US-Dollar |
| ClickUp | Unlimited | 10,00 $ / Nutzer | 7,00 $ / Nutzer | US-Dollar |
| Notion | Plus | 9,50 € / Mitglied | – | Euro |
| Asana | Starter | 13,49 € / Nutzer | 10,99 € / Nutzer | Euro |
Trello und ClickUp rechnen auch aus Deutschland heraus in US-Dollar ab. Was am Monatsende abgebucht wird, hängt damit am Wechselkurs und an der Fremdwährungsgebühr deiner Karte – bei vielen Kreditkarten 1,5 bis 2 % obendrauf. Rechne nicht mit einem festen Eurobetrag.
Unsere eigene Einschätzung zum ClickUp-Abo: Wir empfanden es nicht als teuer, gemessen daran, dass es Aufgabenverwaltung, Teamorganisation und Zeiterfassung in einem Werkzeug bündelt. Das ist aber eine subjektive Einordnung und ersetzt keine Rechnung für deinen Fall.
Der Punkt, den kein Vergleich erwähnt: § 13b UStG
Sobald du auf einen bezahlten Tarif wechselst, kaufst du eine Dienstleistung von einem Unternehmen mit Sitz im Ausland – keiner der vier Anbieter ist deutsch. Für dich als Unternehmerin greift damit das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG: Die Umsatzsteuer schuldet nicht der Anbieter, sondern du.
Bist du umsatzsteuerpflichtig, ist das ein Durchlaufposten – du meldest die Steuer an und ziehst sie im selben Zug als Vorsteuer ab. Unterm Strich null.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist es keiner. Du schuldest die 19 % ebenfalls, darfst sie aber nicht als Vorsteuer abziehen. Ein Tarif für 7 $ im Monat kostet dich damit real rund 19 % mehr. Dazu kommen zwei Pflichten, die viele überraschen: Du brauchst eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, um im EU-Ausland korrekt einkaufen zu können, und du musst für diese Umsätze Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben – obwohl du sonst keine abgibst.
Das ist kein Grund, auf die Werkzeuge zu verzichten. Es ist ein Grund, es vor dem ersten Abo zu wissen. Die Details stehen in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026. Und sobald Kundendaten in einem dieser Werkzeuge liegen, brauchst du außerdem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – dazu mehr unter DSGVO für Selbstständige.
Der teuerste Fehler ist nicht die falsche Wahl
Es ist, mehrere parallel zu führen. Die Funktionen dieser vier Werkzeuge überschneiden sich so stark, dass drei Systeme vor allem eines erzeugen: drei Orte, an denen jeweils ein Drittel der Wahrheit steht, und die Gewohnheit, in allen dreien zu suchen. Der Aufwand liegt nicht im Abo, sondern in der Pflege.
Unsere Empfehlung ist deshalb unspektakulär: Nimm eins, richte es in einer Stunde ein, und gib ihm drei Monate. Wenn du nichts ausgeben willst, fang bei Notion an. Wenn du weißt, dass du zahlen wirst, spar dir den Umweg und fang bei ClickUp an – der Gratis-Tarif dort beantwortet die Frage nicht, ob dir das bezahlte Werkzeug liegt.
Was wir nicht abschließend klären konnten
- Die bezahlten Tarife von Notion und Trello. Notion haben wir ausschließlich gratis genutzt, Trello nur über einen Team-Zugang. Wie sich die Bezahlversionen im Alltag einer Selbstständigen schlagen, können wir nicht aus eigener Anschauung sagen.
- Asanas Ziel- und Kennzahlenfunktionen. Gesehen ja, selbst eingerichtet nein.
- Ob ClickUps 60 MB den gesamten Workspace betreffen oder pro Nutzer gelten. Die Preisseite nennt nur die Zahl.
- Ob sich die Einschränkungen im ClickUp-Gratis-Tarif seit unserem Versuch geändert haben. Die Preisseite führt Private Spaces weiterhin erst ab „Business“, was zu unserer Erfahrung passt – prüfe es trotzdem im eigenen Konto, bevor du dich darauf verlässt.
- Verhalten in größeren Teams. Unsere eigene Struktur ist klein. Wie sich die Werkzeuge ab zehn Personen verhalten, beurteilen wir nicht.
Häufige Fragen
Welches Projektmanagement-Tool ist kostenlos am besten für Selbstständige?
Nach unserer Erfahrung Notion. Es erlaubt im Gratis-Tarif getrennte, wahlweise private oder geteilte Bereiche für mehrere Projekte – genau das, woran ClickUp gratis scheitert – und verbindet Notizen, Aufgaben und Dokumentation in einem Werkzeug. Die spürbare Grenze ist der Datei-Upload von 5 MB, weshalb es als Dateiablage ungeeignet ist.
Lohnt sich ClickUp in der kostenlosen Version?
Für Selbstständige mit mehreren Kunden nach unserer Erfahrung nicht. Wir haben es mit der Absicht versucht, nichts zu zahlen, und sind daran gescheitert, dass alles für alle sichtbar war und sich die Organisationsebenen kaum anpassen ließen. ClickUps Preisseite führt Private Spaces erst im Tarif „Business“ auf. Bezahlt ist ClickUp dagegen das vielseitigste der vier Werkzeuge.
Hat ClickUp eine eingebaute Zeiterfassung?
Ja, pro Aufgabe – laut Preisseite ab dem Tarif „Unlimited“. Das ist der Punkt, der uns im Vergleich am deutlichsten aufgefallen ist, weil wir diese Funktion bei den anderen Aufgabenverwaltungen so nicht gesehen haben. Für Freiberufler mit Stundensätzen kann sie ein separates Zeiterfassungs-Abo ersparen.
Wie viele Nutzer erlaubt der kostenlose Asana-Tarif?
Zwei. Asana beschreibt den Personal-Tarif mit „Bis zu 2 Nutzer*innen können kostenlos zusammenarbeiten“; Projekte und Ansichten sind dabei unbegrenzt. Ab der dritten Person wechselst du in den Starter-Tarif zu 13,49 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung.
Funktionieren die Handy-Apps gut genug zum Arbeiten?
Nach unserer Erfahrung ja. Die ClickUp-App gilt als langsam, war es bei uns aber nicht – die einzige echte Einschränkung sind Board-Karten, die am Handy schlecht lesbar sind; wir stellen dort auf Listenansicht um. Asanas App ist sehr gut, Notion läuft schnell, ist am Handy aber etwas unbequemer als am Rechner.
Muss ich als Kleinunternehmer auf ein ausländisches Software-Abo Umsatzsteuer zahlen?
Ja. Nach § 13b UStG schuldest du als Leistungsempfängerin die Umsatzsteuer, auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Anders als umsatzsteuerpflichtige Unternehmen darfst du sie nicht als Vorsteuer abziehen – das Abo wird real um 19 % teurer. Zusätzlich brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und musst für diese Umsätze Voranmeldungen abgeben.
Grundlage und Quellen, geprüft am 29. September 2026: eigene Nutzung von Notion (gratis, Desktop und Handy), ClickUp (gratis und bezahlt, Desktop und Handy), Asana und Trello (jeweils über Team-Zugänge von Arbeitgebern); die Preisseiten von clickup.com, trello.com, notion.com und asana.com, aus Deutschland abgerufen; § 13b UStG und § 19 UStG für die umsatzsteuerliche Einordnung. Preise sind Anbieterangaben ohne Gewähr und ändern sich erfahrungsgemäß häufiger als die Limits.
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