Rechnungsprogramme für Freiberufler

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Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware – was brauchst du?

Der Unterschied entscheidet über mehrere hundert Euro im Jahr. Ein Rechnungsprogramm erstellt Rechnungen, verwaltet Kunden, verfolgt Zahlungseingänge und mahnt. Eine Buchhaltungssoftware macht das auch – und zusätzlich EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER, Belegverwaltung und meist DATEV-Export.

Die Faustregel: Wenn du die Wörter „UStVA“, „ELSTER“ und „EÜR“ noch nie auf deine eigene Arbeit bezogen gehört hast, brauchst du wahrscheinlich nur ein Rechnungsprogramm.

Die Programme im Vergleich

Zwei Dinge fallen daran auf. Erstens ist die E-Rechnung bei mehreren Anbietern genau die Funktion, die den Gratis-Tarif vom Bezahltarif trennt – bei Papierkram und, besonders deutlich, bei Invoice Ninja. Zweitens nennt von sechs Anbietern nur einer die ZUGFeRD-Version, und keiner nennt das Profil. Warum das nicht egal ist, steht gleich unten.

Was in der Tabelle nicht mehr steht: GetMyInvoices hatten wir hier bisher als Rechnungsprogramm geführt. Der Anbieter beschreibt sich selbst ausschließlich als Werkzeug für Eingangsrechnungen – er sammelt und verarbeitet Belege, er stellt keine Rechnungen aus. Das war unsere Fehleinordnung, nicht seine.

E-Rechnung: zwei Pflichten mit zwei verschiedenen Uhren

Hier liegt der Unsinn, der am meisten Schaden anrichtet. Es gibt nicht eine E-Rechnungspflicht, sondern zwei, und sie beginnen zu verschiedenen Zeitpunkten.

Empfangen: seit dem 1. Januar 2025, für alle. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, auch für Kleinunternehmer. Genau genommen steht im Gesetz nicht „du musst empfangen können“; es steht, dass die Zustimmung des Empfängers nicht mehr nötig ist, wenn der Absender zur E-Rechnung verpflichtet ist (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Finanzverwaltung formuliert es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass deutlicher: Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, „hat kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung“. Ein normales E-Mail-Postfach genügt – ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist ausdrücklich nicht nötig.

Ausstellen: gestaffelt, und zwar andersherum als oft behauptet. § 27 Abs. 38 UStG regelt die Übergangsfristen:

Und die Ausnahmen, die auch 2028 bleiben: Kleinunternehmer (§ 34a Satz 4 UStDV – das Gesetz sagt dort „immer“), Rechnungen bis 250 € (§ 33 Satz 4 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV), Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen, bei denen eine der beiden Seiten nicht im Inland ansässig ist. Die vollständige Herleitung mit allen Fallstricken steht in E-Rechnung: wen trifft sie wann.

Noch ein Detail, das erklärt, warum die fehlende Profilangabe der Hersteller oben nicht nebensächlich ist: Zulässig ist ZUGFeRD laut Anwendungserlass ab Version 2.0.1 und ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben. Ein Programm, das „ZUGFeRD“ auf die Funktionsliste schreibt, ohne Version und Profil zu nennen, lässt dich im Unklaren darüber, ob das Ergebnis die Anforderungen erfüllt.

Aufbewahren musst du übrigens acht Jahre, nicht zehn (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Und seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 genügt es, den strukturierten Teil – also die XML-Datei – aufzubewahren. Ausdrucken reicht nicht, und eine Formatumwandlung, die das XML löscht, ist unzulässig.

Was auf einer Rechnung stehen muss

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Dein Programm sollte sie automatisch setzen – prüfen solltest du es trotzdem einmal an der ersten Rechnung.

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung, so konkret, dass sie nachvollziehbar ist
• Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Für Rechnungen bis 250 € gilt die verkürzte Liste des § 33 UStDV: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name und Anschrift des Empfängers und eine Rechnungsnummer sind dort nicht nötig. Eine Präzisierung zu unserer früheren Fassung: Die Grenze lautet „übersteigt 250 Euro nicht“, schließt 250 € also ein. Und diese Vereinfachung gilt nicht bei Reverse-Charge-Fällen nach § 13b und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Als Kleinunternehmer gilt zusätzlich die eigene, kürzere Liste des § 34a UStDV – und ein Hinweis darauf, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Welcher Wortlaut dafür nötig ist und welcher nicht, steht in Die Rechnung als Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein – und zwar dauerhaft nicht. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt Kleinunternehmern „immer“, die Rechnung als sonstige Rechnung zu übermitteln, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF. Das ist keine Übergangsregelung und läuft 2028 nicht aus. Empfangen musst du E-Rechnungen aber sehr wohl, seit dem 1. Januar 2025, und acht Jahre aufbewahren. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, verliert diese Befreiung.

Welches Rechnungsprogramm ist kostenlos und taugt für Deutschland?

Für die meisten: sevdesk im Gratis-Tarif, weil es als einziges kostenloses Angebot ZUGFeRD und XRechnung ausstellt – allerdings nur drei Rechnungen im Monat. Wer mehr Volumen braucht und keine E-Rechnung ausstellen muss, fährt mit Papierkram Free oder Zoho Invoice gut; bei beiden steht ein fremdes Logo auf dem Dokument. Die vollständige Gegenüberstellung steht in Kostenlose Rechnungsprogramme.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Ein normales PDF nicht – der Anwendungserlass nennt es ausdrücklich als Beispiel für eine sonstige Rechnung. Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also das hybride ZUGFeRD-Format, schon. Der Unterschied liegt nicht am Dateiformat, sondern daran, ob strukturierte Daten darin stecken.

Wie nummeriere ich Rechnungen korrekt?

Einmalig und fortlaufend, aber nicht zwingend lückenlos. Du darfst Nummern überspringen, etwa wenn du einen Entwurf verwirfst; du darfst eine Nummer nie zweimal vergeben. Formate wie 2026-001 oder RE-2026-47 sind zulässig, Präfixe nach Jahr oder Kunde üblich. Ein gutes Programm vergibt die Nummer selbst und verhindert Doppelungen technisch.

Kann ich eine verschickte Rechnung ändern?

Nicht einfach überschreiben. Der saubere Weg ist die Stornorechnung, die auf die fehlerhafte Rechnung verweist, und anschließend eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Jedes der hier genannten Programme kann das.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Im Gesetz steht ein Bußgeldrahmen bis 5.000 € für den Fall, dass eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellt wird (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 3 UStG). Eine eigene Geldbuße „für das falsche Format“ nennt die Vorschrift nicht, und wir behaupten das auch nicht. Das praktisch größere Risiko trägt ohnehin dein Kunde: Liegt eine Verpflichtung zur E-Rechnung vor und du schickst etwas anderes, berechtigt diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das merkt er, und er kann die ordnungsgemäße Rechnung sogar einklagen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, nicht zehn – § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, parallel § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege. Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher und Jahresabschlüsse. Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei das Original: Sie muss im empfangenen Format erhalten bleiben.

Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026. Rechtslage am Gesetzestext: § 14, § 14b, § 26a und § 27 Abs. 38 UStG sowie § 33, § 34 und § 34a UStDV auf gesetze-im-internet.de, § 147 AO, das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung mit den Neufassungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, und die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025. Preise und Funktionen an den Herstellerseiten von sevdesk, FastBill, Papierkram, Billomat, Zoho Invoice, Invoice Ninja und GetMyInvoices. Preise netto, soweit der Hersteller es angibt; Aktionspreise haben wir weggelassen und die Listenpreise genannt. Angaben ohne Gewähr. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung – bei einem konkreten Sachverhalt frag deine Steuerberatung. Wie wir arbeiten, steht in unserer Methodik.