Kurze Antwort: Eine Rechnung braucht die Pflichtangaben aus § 14 UStG, an Geschäftskunden musst du sie innerhalb von sechs Monaten ausstellen, und seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Zwei Dinge haben sich 2025 geändert, die in fast jeder älteren Vorlage noch falsch stehen: der Pflichthinweis für Kleinunternehmer und die Aufbewahrungsfrist, die von zehn auf acht Jahre gesunken ist. Alle Angaben geprüft am 29. September 2026.
Welche Pflichtangaben muss jede Rechnung enthalten?
§ 14 Abs. 4 UStG listet sie abschließend auf. Fehlt eine davon, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen – und ruft dich an, statt zu zahlen.
- Vollständiger Name und Anschrift – deiner und die deines Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr. (als Kleinunternehmer seit 2025 alternativ die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer)
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und jede im Voraus vereinbarte Minderung
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Hinweis auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht
Zwei Sonderfälle, die oft vergessen werden: Rechnet dein Kunde über deine Leistung ab, muss das Dokument das Wort „Gutschrift“ enthalten. Und beim Reverse-Charge-Verfahren gehört der Hinweis „Steuerschuldner ist der Leistungsempfänger“ auf die Rechnung.
Was gilt für Rechnungen bis 250 Euro?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € brutto reicht die Kleinbetragsrechnung. Dann entfallen Name und Anschrift des Empfängers, die Rechnungsnummer und der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag – du brauchst nur deine Daten, das Datum, die Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz.
Bis wann musst du eine Rechnung ausstellen?
Innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, wenn dein Kunde ein Unternehmen ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Das ist eine echte Pflicht, keine Empfehlung – und sie gilt auch für Kleinunternehmer. An Privatpersonen musst du außerhalb von Grundstücksleistungen gar keine Rechnung stellen, solltest es aber trotzdem tun.
Was ändert die E-Rechnung für dich?
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Es ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 – in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF gilt seit 2025 ausdrücklich als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer |
| bis 31.12.2026 | Ausstellen darfst du weiter auf Papier oder als PDF (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) |
| ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| bis 31.12.2027 | Verlängerte Übergangsfrist für alle mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle – außer Kleinunternehmern nach § 19 UStG |
Die letzte Zeile ist der Punkt, an dem die meisten deutschen Ratgeber verkürzen. „Ab 2028 für alle Pflicht“ stimmt nicht: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen müssen sie trotzdem – dafür reicht ein E-Mail-Postfach und ein Viewer, der XRechnung oder ZUGFeRD lesen kann.
Praktisch heißt das für dich als Freiberufler: Wenn du unter 800.000 € liegst und kein Kleinunternehmer bist, ist der 1. Januar 2028 dein Stichtag – nicht 2025 und nicht 2027.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt – in § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG. Die Verkürzung gilt auch rückwirkend für Belege, die du schon hast.
Warum dann überall noch zehn Jahre steht. In vielen Übersichten – auch in denen von Industrie- und Handelskammern – findest du für „Ausgangsrechnungen“ weiterhin zehn Jahre. Das ist kein Fehler, sondern Vorsicht: Ein Dokument kann gleichzeitig Buchungsbeleg und etwas anderes sein, etwa Bestandteil des Jahresabschlusses. Dann gilt die längere Frist. Die Handelskammer Hamburg weist ihre Tabelle aus genau diesem Grund weiter mit zehn Jahren aus und erklärt die Einschränkung darunter.
Für eine typische Freiberuflerin mit Einnahmenüberschussrechnung, deren Rechnungen nichts anderes sind als Buchungsbelege, sind acht Jahre korrekt. Und hier wird es interessant: Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Wenn du ein Löschkonzept hast, musst du es an die kürzere Frist anpassen – sonst hältst du zwar das Steuerrecht ein, verstößt aber gegen den Datenschutz.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Du stellst eine berichtigte Rechnung aus. Ein Fehler in den Pflichtangaben kostet zunächst deinen Kunden den Vorsteuerabzug, nicht dich – deshalb kommt die Rückfrage meist von dort. Hast du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du sie dem Finanzamt, kannst die Rechnung seit 2025 aber korrigieren. Details dazu stehen in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
Wichtig: Eine Rechnung wird nicht durch Überschreiben korrigiert. Du erstellst ein neues Dokument mit eigener Nummer, das sich ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die fehlerhafte Rechnung bleibt in deiner Ablage.
Brauchst du dafür ein Rechnungsprogramm?
Ehrlich: bei unter etwa zehn Rechnungen im Monat nicht. Eine saubere Vorlage, fortlaufende Nummern und PDF-Export reichen. Ein Tool für 10 bis 25 € monatlich rechnet sich erst, wenn wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen oder der Bankabgleich dazukommen.
Ein Argument dafür gibt es aber, das selten genannt wird: Die GoBD verlangen, dass deine Rechnungen unveränderbar archiviert sind. Ein Word-Dokument im Projektordner erfüllt das nicht, ein PDF in einem normalen Ordner nur mit Mühe. Wenn du deine Ablage nicht sauber im Griff hast, löst ein Rechnungsprogramm eher dieses Problem als das Schreiben der Rechnung selbst.
Was wir nicht abschließend klären konnten
- Ob die Ausstellungspflicht wirklich 2027 startet. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert öffentlich, sie auf 2028 zu verschieben. Das ist eine Position, kein geltendes Recht – im Gesetz steht weiterhin 2027. Wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald sich daran etwas ändert.
- Wie Finanzämter die Acht-Jahres-Frist in der Praxis handhaben. Die Rechtslage ist eindeutig, belastbare Aussagen zur Prüfungspraxis haben wir nicht gefunden. Im Zweifel kostet dich längeres Aufbewahren nur Speicherplatz – zu frühes Löschen kann teuer werden.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt ein PDF als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF darfst du bis Ende 2026 versenden, aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt zehn, sofern die Rechnung ausschließlich Buchungsbeleg ist. Ist sie zugleich Teil einer Unterlage mit längerer Frist – etwa des Jahresabschlusses – bleiben es zehn Jahre.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, auch nach 2028 nicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.
Wie schnell muss ich eine Rechnung schreiben?
An Geschäftskunden innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Das schreibt § 14 Abs. 2 UStG vor und gilt auch für Kleinunternehmer.
Darf eine Rechnungsnummer Lücken haben?
Sie muss fortlaufend und einmalig sein, aber nicht lückenlos aufsteigend. Getrennte Nummernkreise – etwa nach Jahr oder Kundengruppe – sind zulässig, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
Quellen, geprüft am 29. September 2026: § 14, § 14b und § 19 UStG; § 147 Abgabenordnung; Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV); BMF-FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung; IHK München und IHK Rhein-Neckar, Merkblätter zur E-Rechnungspflicht; Handelskammer Hamburg, Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen; ZDH, Zeitplan zur E-Rechnung.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes.