Von Ulrich Weber · 12. Oktober 2026
Kurze Antwort: Sechs Programme kosten dauerhaft nichts, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als darin, was sie im Gratis-Tarif weglassen. Bei Papierkram und Invoice Ninja ist ausgerechnet die E-Rechnung die Funktion, die hinter der Bezahlschranke liegt. Bei easybill ist der Tarif gratis, die GoBD-Archivierung ab dem 101. Dokument aber nicht. Wer tatsächlich kostenlos E-Rechnungen ausstellen will, hat genau zwei Optionen: sevdesk mit drei Rechnungen im Monat oder Zoho Invoice mit fremdem Logo auf dem Dokument. Geprüft am 12. Oktober 2026.
Grundlage dieses Beitrags: öffentliche Herstellerangaben, einzeln an den deutschen Preisseiten geprüft – kein Praxistest. Wo ein Anbieter etwas nicht angibt, schreiben wir das hin, statt es zu schätzen. Mehr dazu in unserer Methodik.
Die sechs im Überblick
| Programm | Was der Gratis-Tarif umfasst | Was er weglässt |
|---|---|---|
| sevdesk Kostenlos | 3 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung, unbegrenzt Kontakte und Produkte, Kleinunternehmerregelung | Alles ab der vierten Rechnung. Kein Angebot, keine Buchhaltung |
| Papierkram Free | Rechnungen schreiben ohne genannte Mengenbegrenzung, E-Rechnungen empfangen, 100 MB Speicher | XRechnung und ZUGFeRD ausstellen (erst ab Tarif S), GoBD-Zertifizierung, und das Papierkram-Logo bleibt im Dokument |
| Zoho Invoice | 500 Rechnungen im Jahr, 2 Nutzer, 3 Projekte, ZUGFeRD und XRechnung ausstellen | E-Rechnungen empfangen (dafür braucht es das kostenpflichtige Zoho Books), und „Powered by Zoho Invoice“ steht auf dem Dokument |
| easybill Free | 50 Dokumente im Monat, E-Rechnung senden und empfangen, DATEV- und Lexware-Schnittstelle, Steuerberater-Zugang | 3 Kontakte, 1 Zugang, keine Belegerfassung – und die GoBD-Archivierung kostet ab dem 101. Dokument extra |
| BillingEngine Free | 3 Rechnungen, 3 Angebote und 3 Belege im Monat – dazu GoBD-Archivierung und DATEV-Export in jedem Tarif, auch im kostenlosen | Wasserzeichen im PDF, kein Mahnwesen, keine wiederkehrenden Rechnungen |
| Invoice Ninja Free | 5 Kunden, unbegrenzt Rechnungen, Kundenportal, Zeiterfassung | E-Rechnung und PEPPOL komplett – die gibt es erst ab Enterprise. Dazu kein API-Zugang, und „Created by Invoice Ninja“ lässt sich nicht entfernen |
Der Haken, der sich 2026 verschoben hat
Früher war die Frage bei Gratis-Tarifen, wie viele Rechnungen man schreiben darf und ob ein fremdes Logo auf dem Dokument landet. Beides gilt weiter – aber die Funktion, an der sich heute entscheidet, ob ein kostenloses Programm für dich taugt, ist eine andere: Kann es E-Rechnungen ausstellen, und zwar in deinem Tarif?
Papierkram trennt hier auf eine Art, die man zweimal lesen muss. Laut Funktionsübersicht können „alle Versionen“ rechtlich korrekte E-Rechnungen im XML-Format erstellen – aber die Zeile „XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen“ steht im Gratis-Tarif auf „nein“ und erst ab Tarif S auf „ja“. Welches normkonforme Format die Gratis-Version dann erzeugt, wenn es weder XRechnung noch ZUGFeRD ist, geht aus den Angaben nicht hervor. Empfangen funktioniert dagegen in allen Tarifen.
Invoice Ninja ist eindeutiger und für den deutschen Markt härter: In der Tarifübersicht steht „e-Invoicing & PEPPOL“ bei Free und bei Ninja Pro auf „–“ und erst bei Enterprise auf „✓“. Das heißt, der 14-Dollar-Tarif hilft dir hier nicht weiter; du landest bei mindestens 18 Dollar im Monat.
Zoho Invoice dreht es um: Ausstellen in ZUGFeRD und XRechnung geht im kostenlosen Tarif – und das ist der einzige, den es gibt. Dafür braucht das Empfangen ein zweites, kostenpflichtiges Produkt. Da die Empfangspflicht seit 2025 für alle gilt und das Ausstellen für viele noch Jahre nicht, ist das die unangenehmere Lücke.
Der zweite Haken: GoBD im Gratis-Tarif
Eine Rechnung schreiben ist das eine. Sie unveränderbar aufbewahren – acht Jahre lang – ist das andere, und genau dort hören viele Gratis-Tarife auf.
| Programm | GoBD im kostenlosen Tarif |
|---|---|
| BillingEngine Free | Ja. Der Anbieter führt GoBD-konforme Archivierung und DATEV-Export ausdrücklich unter den Funktionen, die „in allen Tarifen“ enthalten sind |
| easybill Free | Technisch ja – aber kostenpflichtig. Bis 100 Dokumente inklusive, darüber 2 € bis 15 € im Monat je nach Menge. Der „kostenlose“ Tarif ist ab dem 101. Dokument nicht mehr kostenlos |
| Papierkram Free | Nein. Der Anbieter schreibt ausdrücklich, dass „alle Abo-Versionen“ zertifiziert wurden – die Gratis-Version ist keine Abo-Version |
| sevdesk Kostenlos | Nicht angegeben. Wir haben die Preisseite und die Landingpage des Gratis-Tarifs durchgesehen und finden dort keine Aussage zur GoBD-Archivierung. Eine frühere Fassung unserer Seiten behauptete sie – das ziehen wir hiermit zurück |
| Zoho Invoice, Invoice Ninja | Keine Aussage des Herstellers. Wir behaupten weder das eine noch das andere |
Dazu gehört eine Einordnung, die wir an anderer Stelle schon ausführlicher begründet haben: Ein GoBD-Zertifikat der Software bindet dein Finanzamt nicht. Es bescheinigt dem Programm, nicht deinem Umgang damit, die Ordnungsmäßigkeit. Es ist trotzdem ein brauchbares Auswahlkriterium – weil ein Anbieter, der sich die Prüfung spart, meistens auch die Funktionen dahinter nicht hat.
Was dich der Gratis-Tarif wirklich kostet
Drei Währungen, in denen kostenlose Programme bezahlt werden, und keine davon ist Geld.
Das fremde Logo. Papierkram setzt „ein Papierkram-Logo im Footer der Dokumente“ ein, Zoho druckt „Powered by Zoho Invoice“, Invoice Ninja „Created by Invoice Ninja“, BillingEngine ein Wasserzeichen. Ob dich das stört, hängt davon ab, wem du Rechnungen schickst. Bei einem Konzernkunden sieht es anders aus als bei einem Stammkunden, den du seit Jahren kennst.
Die Mengengrenze, die irgendwann kommt. Drei Rechnungen im Monat bei sevdesk und BillingEngine, 500 im Jahr bei Zoho, 50 Dokumente im Monat bei easybill, 5 Kunden bei Invoice Ninja. Die Frage ist nicht, ob du die Grenze erreichst, sondern was dann passiert – und ob du deine Daten mitnehmen kannst.
Der Umzug, den niemand einplant. Bei Zoho Invoice steht dazu ein Satz, den man gelesen haben sollte: Nach mehr als 120 Tagen Inaktivität werden die zugehörigen Daten innerhalb der folgenden 20 Tage gelöscht. Für ein Werkzeug, in dem acht Jahre lang aufbewahrungspflichtige Belege liegen, ist das eine Bedingung, die man kennen muss.
Gewinner nach Szenario
| Deine Lage | Unser Urteil |
|---|---|
| Kleinunternehmer, wenige Rechnungen im Monat | sevdesk Kostenlos. Drei Rechnungen reichen oft, und es ist das einzige kostenlose Angebot, das E-Rechnungen ohne Einschränkung ausstellt |
| Mehr Volumen, aber keine E-Rechnungspflicht | Papierkram Free oder Zoho Invoice. Mengenmäßig großzügiger, dafür mit fremdem Logo auf dem Dokument |
| Dir ist die unveränderbare Archivierung wichtig | BillingEngine Free. Als einziges Gratis-Angebot mit ausdrücklich zugesagter GoBD-Archivierung und DATEV-Export |
| Du brauchst Angebote, Lieferscheine und Mahnungen | easybill Free mit 50 Dokumenten im Monat – aber kalkulier die Archivierungskosten mit ein |
| Du hast einen eigenen Server und technische Kenntnisse | Invoice Ninja self-hosted. Volle Funktionen, kostenlos – mit Einschränkungen, die in unserer Invoice-Ninja-Analyse stehen |
| Du brauchst Buchhaltung, nicht nur Rechnungen | Kein Gratis-Tarif reicht. Siehe Buchhaltungssoftware für Freiberufler |
Eine siebte Option, die eine eigene Erwähnung verdient, auch wenn sie aus der Reihe fällt: Accountable bietet im kostenlosen Tarif unbegrenzt viele E-Rechnungen an – allerdings nur über die Smartphone-App, ohne Web-Zugang, und ohne jede Exportmöglichkeit. Kein CSV, kein DATEV, kein PDF-Export. Für den Einstieg brauchbar, als dauerhafte Lösung ein Käfig.
Was wir nicht klären konnten
- Welches Format Papierkram im Gratis-Tarif erzeugt. Der Anbieter sagt „E-Rechnung im XML-Format“, schließt XRechnung und ZUGFeRD dort aber aus. Welcher normkonforme Standard dann gemeint ist, geht aus den Angaben nicht hervor.
- Ob Papierkram Free eine Mengenbegrenzung hat. Es steht keine auf der Preisseite – weder eine Zahl noch das Wort „unbegrenzt“. Wir schreiben deshalb „ohne genannte Begrenzung“ und nicht „unbegrenzt“.
- Welches ZUGFeRD-Profil die Programme erzeugen. Keiner der sechs gibt es an. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL – nachprüfen lässt sich das mit den veröffentlichten Angaben nicht.
- Bedienung, Zuverlässigkeit und Support. Wir nutzen keines dieser Programme produktiv.
Häufige Fragen
Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen ausstellt?
Ja, zwei: sevdesk im Gratis-Tarif mit drei Rechnungen im Monat, und Zoho Invoice mit 500 Rechnungen im Jahr und fremdem Logo auf dem Dokument. Bei Papierkram und Invoice Ninja ist genau diese Funktion kostenpflichtig.
Ist ein kostenloses Programm rechtssicher?
Die Pflichtangaben einer Rechnung kann jedes der sechs erfüllen – das ist kein Geldproblem. Der Unterschied liegt bei der Archivierung: BillingEngine sagt sie ausdrücklich für alle Tarife zu, Papierkram ausdrücklich nicht für den Gratis-Tarif, easybill berechnet sie ab dem 101. Dokument.
Kann ich meine Daten später mitnehmen?
Das ist die Frage, die du vor der Entscheidung stellen solltest. easybill und BillingEngine nennen Exportwege ausdrücklich, auch im kostenlosen Tarif. Accountable bietet im Gratis-Tarif gar keinen Export. Bei Zoho kommt hinzu, dass Daten nach 120 Tagen Inaktivität gelöscht werden.
Lohnt sich der Wechsel zu einem Bezahltarif?
Wenn du anfängst, Mahnungen zu schreiben, Belege zu erfassen oder eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben – dann brauchst du ohnehin keine Rechnungssoftware mehr, sondern Buchhaltungssoftware. Der Sprung geht dann nicht vom Gratis- in den Bezahltarif desselben Programms, sondern in eine andere Kategorie.
Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026 auf den deutschen Herstellerseiten: Preis- und Funktionsseiten von sevdesk, Papierkram, Zoho Invoice, easybill, BillingEngine, Invoice Ninja und Accountable, einschließlich der jeweiligen Angaben zu E-Rechnungsformaten, Archivierung und Export. Preise netto, soweit der Hersteller es angibt. Rechtsgrundlagen: § 14 und § 14b UStG, § 34a UStDV, § 147 AO, GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025. Angaben ohne Gewähr; dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie wir arbeiten, steht in unserer Methodik.