Von Ulrich Weber · 12. Oktober 2026 · am Gesetzestext geprüft
Kurze Antwort: Für deine Rechnungen gilt nicht die lange Liste aus § 14 UStG, sondern eine eigene, kürzere aus § 34a UStDV – und die enthält sechs Punkte. Zwei Dinge, die fast jeder für Pflicht hält, stehen nicht darin: eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt. Einen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut für den Hinweis auf § 19 UStG gibt es ebenfalls nicht; verlangt ist ein Hinweis, keine bestimmte Formulierung. Geprüft am 12. Oktober 2026 am Verordnungstext.
Grundlage dieses Beitrags: § 34a UStDV im Wortlaut, dazu § 19 UStG, § 33 UStDV und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Keine Ratgeberseiten als Quelle. Rechtsberatung ist das nicht – bei einem konkreten Fall fragst du deine Steuerberatung. Mehr dazu in unserer Methodik.
Du bist nicht Kleinunternehmer? Dann gilt für dich die längere Liste aus § 14 Abs. 4 UStG, nicht die hier. Sie steht mit allen Pflichtangaben, der 250-Euro-Grenze und der Frist zum Ausstellen auf der Seite Rechnungen schreiben als Freiberufler.
Die sechs Pflichtangaben
§ 34a Satz 1 UStDV beginnt mit „Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 des Gesetzes steuerfrei sind, muss mindestens folgende Angaben enthalten“. Es folgen:
| Nr. | Angabe | Worauf du achten musst |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | Beide Seiten, vollständig. Ein Postfach allein genügt nicht |
| 2 | Deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer | Eine von dreien reicht. Die dritte Variante ist neu und vielen unbekannt |
| 3 | Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst |
| 4 | Menge und Art der Leistung, in handelsüblicher Bezeichnung | Konkret genug, dass die Leistung nachvollziehbar ist |
| 5 | Das Entgelt in einer Summe, mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer | Keine Aufschlüsselung nach Steuersätzen – es gibt ja keine |
| 6 | Bei einer Gutschrift: die Angabe „Gutschrift“ | Gilt nur, wenn dein Kunde abrechnet, nicht du |
Was nicht in der Liste steht – und was das bedeutet
Die Liste ist bemerkenswert kurz, und zwei Lücken fallen auf, wenn man sie neben § 14 Abs. 4 UStG legt.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird in § 34a UStDV nicht verlangt. Bei der regulären Rechnung ist sie Pflichtangabe; in der Liste für Kleinunternehmer kommt sie nicht vor. Das heißt nicht, dass du keine vergeben sollst – im Gegenteil. Ohne Nummer wird deine eigene Buchhaltung unübersichtlich, Zahlungszuordnung und Mahnwesen werden mühsam, und beim Wechsel in die Regelbesteuerung fängst du bei null an. Aber es heißt: Wer dir erzählt, deine Rechnung sei „nicht rechtssicher“, weil die Nummerierung eine Lücke hat, beruft sich bei einer Kleinunternehmer-Rechnung auf eine Vorschrift, die dafür nicht gilt.
Der Leistungszeitpunkt steht ebenfalls nicht darin. Auch hier gilt: sinnvoll ist er trotzdem, schon weil er Streit darüber vermeidet, welchen Zeitraum du abrechnest. Pflicht nach § 34a UStDV ist er nicht.
Der Hinweis auf § 19 UStG: was er leisten muss
Der Hinweis muss zwei Dinge transportieren: dass für diese Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, und den Bezug auf § 19 UStG. Formulierungen, die das tun, erfüllen die Vorschrift – ob du „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ schreibst oder „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“, ist eine Frage des Geschmacks, nicht des Rechts.
Ein Detail, das seit 2025 eine Rolle spielt und an dem man alte Vorlagen erkennt: Umsätze von Kleinunternehmern sind seither steuerfrei gestellt, nicht mehr nur „nicht erhoben“. Deshalb spricht § 34a UStDV von der „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer“. Wenn auf einer Vorlage noch steht, die Umsatzsteuer werde „nicht erhoben“, ist der Satz nicht falsch im Ergebnis, aber er stammt aus der alten Fassung.
Und was du nicht tun darfst: Umsatzsteuer ausweisen. Wer als Kleinunternehmer eine Steuer auf die Rechnung schreibt, schuldet sie – auch wenn er sie gar nicht hätte erheben dürfen. Das ist der teuerste Fehler in dieser Kategorie, und er passiert meistens, weil jemand eine Vorlage aus der Regelbesteuerung übernimmt.
Noch kürzer: Rechnungen bis 250 €
§ 34a Satz 2 UStDV sagt ausdrücklich: „Die §§ 33 und 34 bleiben unberührt.“ Die Erleichterung für Kleinbeträge gilt also zusätzlich. Bei einer Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, brauchst du den Namen und die Anschrift deines Kunden nicht – und eine Rechnungsnummer ohnehin nicht.
Zwei Präzisierungen dazu. Die Grenze lautet „übersteigt 250 Euro nicht“, schließt also genau 250 € mit ein; „unter 250 €“ ist die verbreitete, aber ungenaue Wiedergabe. Und § 33 Satz 3 UStDV nimmt bestimmte Fälle aus: Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG – innergemeinschaftliche Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge. Dort gibt es keine Kleinbetragsrechnung.
E-Rechnung: die Befreiung, die nicht ausläuft
Dies ist der Punkt, an dem Kleinunternehmer am häufigsten zu etwas überredet werden, das sie nicht brauchen. § 34a Satz 4 UStDV lautet im Wortlaut: Eine Rechnung nach Satz 1 „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“
„Immer“ heißt immer. Das ist keine Übergangsregelung, sie steht nicht in § 27 UStG und läuft 2028 nicht aus. Du darfst deine Rechnungen auf Papier schicken oder – mit Zustimmung deines Kunden – als PDF, dauerhaft.
Was dich trotzdem trifft: das Empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 kann dir jeder Lieferant eine E-Rechnung schicken, ohne dich zu fragen, und du hast keinen Anspruch auf etwas anderes – der Umsatzsteuer-Anwendungserlass sagt das ausdrücklich auch für Empfänger, die „der Sonderregelung nach § 19 UStG“ unterliegen. Aufbewahren musst du diese Rechnungen acht Jahre, und zwar die XML-Datei im empfangenen Format. Ausdrucken genügt nicht. Die vollständige Herleitung steht in E-Rechnung: wen die Pflicht wann trifft.
Wo du die Befreiung verlierst: wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest – das bindet dich nach § 19 Abs. 3 UStG fünf Jahre –, oder wenn du die Grenzen überschreitest. Die liegen seit 2025 bei 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Wer noch 22.000 und 50.000 € im Kopf hat, rechnet mit der alten Fassung.
Welche Software das richtig macht
Das entscheidende Merkmal ist ein Kleinunternehmer-Modus, der den Steuerausweis vollständig unterdrückt und den Hinweis setzt – nicht ein Programm, das dir 0 % als Steuersatz anbietet. Der Unterschied sieht auf dem Papier ähnlich aus, ist aber nicht derselbe.
| Programm | Kleinunternehmer-Modus | Was es kostet |
|---|---|---|
| sevdesk | Ja, die Klausel wird hinterlegt | Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen im Monat, sonst ab 12,90 € netto |
| FastBill | Ja, in allen Tarifen einstellbar; der Steuerfall ist dann fest vorgewählt | ab 10 € netto, kein Gratis-Tarif |
| Papierkram | Ja | Gratis-Tarif mit Papierkram-Logo im Dokument, sonst ab 15,90 € netto |
| Zoho Invoice | Konfigurierbar, aber nicht als deutscher Modus beworben | kostenlos, 500 Rechnungen im Jahr, fremdes Branding |
Eine ehrliche Einordnung zum Schluss dieses Abschnitts: Für eine Handvoll Rechnungen im Monat brauchst du überhaupt keine Software. Sechs Pflichtangaben lassen sich in einer Vorlage abbilden, die du selbst pflegst. Software lohnt sich, wenn du Zahlungseingänge verfolgen, mahnen oder exportieren willst – nicht, um eine Vorschrift zu erfüllen, die aus sechs Zeilen besteht.
Was wir nicht klären konnten
- Wie Finanzämter eine fehlende Rechnungsnummer bei Kleinunternehmern tatsächlich behandeln. Im Verordnungstext steht sie nicht; wie ein Prüfer das in der Praxis sieht, wissen wir nicht. Wir empfehlen die Nummer trotzdem – aus Gründen der eigenen Ordnung, nicht wegen § 34a UStDV.
- Wie die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer in der Praxis beantragt und verwendet wird. Die Vorschrift nennt sie als dritte Möglichkeit; das Verfahren dahinter haben wir für diesen Beitrag nicht geprüft.
- Den exakten Wortlaut, den die einzelnen Programme drucken. FastBill etwa nennt in der Dokumentation nur „Hinweis nach § 19 UStG“, ohne den Satz abzudrucken. Wir erfinden ihn nicht.
Häufige Fragen
Brauche ich als Kleinunternehmer eine fortlaufende Rechnungsnummer?
§ 34a UStDV verlangt sie nicht – sie steht nicht in der Liste der Pflichtangaben. Sinnvoll ist sie trotzdem: für deine eigene Zuordnung von Zahlungen, fürs Mahnwesen und für den Fall, dass du später in die Regelbesteuerung wechselst. Unser Rat: vergib eine, aber nicht, weil ein Gesetz es verlangt.
Welcher Satz muss auf die Rechnung?
Es gibt keinen vorgeschriebenen Wortlaut. Verlangt ist „ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“. Jede Formulierung, die das aussagt und den Paragrafen nennt, erfüllt die Vorschrift.
Darf ich Umsatzsteuer ausweisen, wenn ein Kunde darauf besteht?
Nein – und es wäre teuer. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer gesondert ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, obwohl er sie nicht hätte erheben dürfen. Wenn ein Kunde Vorsteuer abziehen will, ist die Antwort, dass das bei einer Kleinunternehmer-Rechnung nicht geht, nicht, dass man die Zeile einfach einfügt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, dauerhaft nicht. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt dir „immer“ die sonstige Rechnung – Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF. Empfangen und acht Jahre aufbewahren musst du E-Rechnungen aber sehr wohl.
Wo liegen die Grenzen der Kleinunternehmerregelung?
Seit 2025 bei 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Die früher geltenden 22.000 und 50.000 € stehen noch in vielen Vorlagen und Ratgebern.
Quellen, geprüft am 12. Oktober 2026: § 34a UStDV im Wortlaut sowie § 31, § 33 und § 34 UStDV auf gesetze-im-internet.de; § 14 und § 19 UStG; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung mit den Neufassungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, Abschnitte 14.1 und 14.7a. Angaben zu den Programmen von den Herstellerseiten von sevdesk, FastBill, Papierkram und Zoho Invoice; Preise netto. Zitate wörtlich aus diesen Quellen. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie wir arbeiten, steht in unserer Methodik.